公司企业制度--财务信息档案管理制度.docVIP

财务管理中心管理制度 LN/GZ/CW.005 PAGE 1 第 PAGE 3 页 共 NUMPAGES 4 页 财务信息档案管理制度 1. 目的： 为了加强财务信息档案的管理,保证财务信息档案的安全、完整、及时归档和定期销毁，根据财政部、国家档案局颁布的《财务信息档案管理办法》，结合本集团实际，特制订本制度。 2. 适用范围： 集团所属二级集团、各公司。 3. 财务信息档案的范围及管理部门： 3.1 财务信息档案的范围包括集团公司各级财务部门记录和反映经济业务的各类凭据和资料，包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、财务分析报告、财务软件安装程序以及备份的硬盘和光盘形式的数据信息等资料。 3.2 财务信息档案的管理部门为各公司档案室和集团各级财务部门。档案室及各级财务部门应安排专人或兼职人员负责财务信息档案的管理。 4. 财务信息档案的整理与归档： 4.1 月度终了至次月末，各级财务部门要有专人及时整理装订各类会计凭证和会计报表；年度终了至次年2月月末，要及时整理、装订各类会计账簿。各类财务信息档案的整理与归档的具体要求如下： 4.1.1 会计凭证：严格按起止序号顺序 4.1.2 会计账簿：活页式账簿应抽掉空白帐页，并逐页编号、分类标号，标注清晰。会计电算化账簿要按规定打印并 4.1.3 会计报表：应根据帐簿数据准确编制或由财务管理软件正确生成财务信息报表，报表格式要求统一。报表的编制要求做到数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到帐证、帐表、表表之间勾稽严密，有所属单位的应将所属单位的报表数据输入计算机进行汇总，并将本单位报表、所属单位报表和汇总表一并报出。书面报表必须由分管财务的领导、财务信息主管和制表人签名并盖章。各类报表要求齐全，封面按规定填写、盖章。 4.1.4 财务软件等电子信息资料的档案管理： 4.1.4.1存放在硬盘上的财务信息 4.1.4.2由计算机打印输出的财务信息档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。 4.1.4.3必须对计算机硬盘上的财务数据信息建立光盘备份，备份是通过对硬盘的财务数据信息建立光盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次，每天操作的数据当天备份，不得直接对硬盘上的财务数据信息和作为正式档案的备份光盘上的财务数据信息进行任何非法操作。如要对硬盘财务数据信息进行加工，必须使用备份光盘的副本，不得删改硬盘和备份光盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。 4.1.4.4必须妥善保管好财务数据信息的备份光盘，备份光盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，统一编号后由专人保管。备份光盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所。 4.1.4.5财务数据信息的备份光盘及自行开发的程序文件的备份应存放在档案室。没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。 4.2 本年度形成的财务信息档案，可暂由财务部门存放保管一年，期满后，由各级财务部门编制清册，移交所在公司档案室。原则上当年度的财务信息档案归档时间为下一年度的3月31日前。 4.3 档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需重新整理的，应会同原财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。 4.4 各级财务部门和档案室对财务信息档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。要严格执行安全和保密制度，不得随意堆放。严防毁损、散失和泄密。 4.5 撤消、合并单位的财务信息档案，原则上由并入单位负责接收保管或移交档案室，交接双方在移交清册上签字盖章。 财务信息档案的查阅和借用： 5.1 各类财务信息档案原则上只允许本单位财务部门会计人员查阅和使用，查阅已归档的财务信息资料，应办理查阅登记手续。 5.2 本单位其他部门或外单位人员查阅、借用财务信息资料，必须经财务负责人或分管财务负责人批准，办理登记手续后，由财务信息档案管理员协同查阅。凡经批准查阅财务信息档案者，应严格执行保密制度，在财务信息档案存放点查阅，不得拆散和毁损， 未经领导批准严禁复印和借出。 5.3 凡经领导批准借出的财务信息档案，必须详细登记调阅档案的名称、日期、人员姓名和工作单位、调阅理由及归还日期等。 财务信息档案保管期限 6.1 财务信息档案保管期限，