会务筹备方案样板.docxVIP

6 6 XXXXXX 工程 XXX 会 20xx 年 xx 月 xx 日 为了高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保 xxxx 工程 XXX 会取得预 期 的效果，特编制此会务筹备方案。 、会务筹备组 组长： XXX 副组长：XXX、XXX 成 员：XXX、XXX X XXX 二、会议筹备 为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务匚作开始之前，成 立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。 项目 具体工作事项及内容 责任 人 会议确认 确迢会议方案（规模、人数） 根据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批流程 根据会议议题确定参加会议的单位 拟会议通知 制作邀请函 信息收集 发会议邀请函、会议回执 收集参会单位、人员信息，形成与会人员名单 落实参会人员行程，确定需要接、送人员的航班、车次信 息 预订机票、火车票 确定接、送人员信息表 酒店预订 预订酒店，了解各项服务内容及报价，住宿、用餐、会议 服 务内容 考察酒店住宿、用餐（自助、宴会厅）、会议室场地情况 签订洒店合同 形成住宿安排表、用餐安排表 会议材料 会议讨论材料 会议指南，书而印刷，参会人员 XX份/人 会议议程 领导发言稿  项目 具体工作事项及内容 责任 人 答谢词 会议材料目录，参会人员1份/人 参会人员签到海 专家签字表 会议通讯录 主会场会标 酒店大厅欢迎牌、主会场指引牌 会场席卡 场地布置 宴会席卡 分会场指示牌 签到台鲜花 芥浩台鲜花 印制参会人员代表证、会务服务人员工作证 签字笔 打印机 台 投影仪一台 照相机 台 碎纸机 台 录音笔 支、激光笔 支 A4纸 包、注红色A4纸 包 订书机 只、订书针 盒、起钉器 只 U盘 只 物资准备 5米电源拖线板 只 剪刀、美工刀、尺子 矿泉水 箱 香烟 条 酒（白洒 箱、红酒 箱） 茶叶盒 信封 只 手提纸袋 只 扑克牌 副 车辆 辆 急救箱 只、常规药品适量 三 . 会议期间工作组分工 在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综合 保障 组、交通保障组、接待服务组 3 个工作小组开展具体工作，各行其职。同时 根据各个 环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时应积极 协助其他各小 组工作。 （一）综合保障组 组长： XXX 成员： XXX 、 XXX 、 XXX 主要工作 关键环节 负责会议资料准备（发言稿、会议议 程、领导 投影、音响、麦克须提前 1 致辞等）一一 XXX. XXX 天调试，会前 30 分钟须再次确 认 正常： 报告、支撑性文件等审查资料准备及 专家临时提出的支撑文 件的取得—— XXX 、 XXX 席卡座次须在会议召开 前 1 天摆放妥当： 负责会议期间物资发放管理（所有 财、物领用 需登记）一一 XXX 、 XXX 会议室门应提前 1 小时 打 开： 负责会议室布置（会标 . 会桌摆放、 席卡座次 摆放、麦克 . 讲台 . 灯光 . 音响、拖 线板等） XXX 、 XXX 、 XXX 会务中心复印地点提前 熟 悉」 负责会场服务工作（签到、茶水、笔 墨纸张、参会人员需要 提供的零星服务）—— XXX 会议书面材料的打印、复印、分发、 保存等服务 XXX 、 XXX 会议录音、摄影一一 XXX 分组讨论各小组记录人员的确认。 （二）交通保障组 组长： XXX 成员： XXX 、 XXX 、 XXX 主要工作 关键环节 负责车辆调 度 XXX 来宾接.送时 刻表及接送人员名单 确定 XXX 负责接、送参 会来兵 XXX、XXX 最迟在会议报到前f,将所有需要接站（航班、 火车）来宾的姓名.抵达时间.站点.通讯联系方式等 信息 收集完成，弁形成书而信息表： 最迟在会议结束前4小时，将所有需要送站（航班、 火车）来宾的姓需、送站时间.站点、通讯联系方 式等信 息收集完成，弁形成书而信息表： 根据须接（送）人员信息表，确定接（送）站的 车 辆、驾驶员，弁落实到人： 根据须接（送）人员信息，若存在车辆或驾驶员不 足的紧急情况，应采取租用洒店车辆或用出租车接送 的方 案： 车辆安排妥当后，还应做好上一班次接送延误影 响 后续班次接送的紧急情况： 须提前探明接送线路是否有城市高峰堵塞、 道路修 缮异常情况，确定接送最佳线路；同事要求驾驶员提 前做 好线路熟悉工作.重点是高铁站.地铁口.机场。 信息沟通机制、驾驶员保证精神状态良好、 车况 检 查加油.手机充电： 排车使用派车单、登记表。 （三）接待服务组 组长：XXX 成员：XXX、XXX、XXX 主要工作 关键环节 负责与会人员 接待工作必须做到热情、周到； 报到接待.引导（签到台签 字.发放会议资料、办理 最迟报到当日10: 00应拿到与会人员入住房 间 入住登记手续、行李