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No. 流程项⽬
1 根据⼤会通告确认会议预算
2 费⽤暂借
3 与主办⽅确认会场相关细节
4 展位选择
5 卫星会场地确认搭建时间
6 与主办⽅确认物资时存放地点
6 与主办⽅确认物资时存放地点
7 签订合同
8 付主办⽅订⾦
9 邀请函设计及制作
10 讲课专家安排及协调
11 寻找搭建商
12 与搭建商签订合同
13 付搭建商款项
14 展台设计
15 展台背景
16 卫星会背景搭建
17 卫星会专家名牌制作
18 卫星会物资及数量确认
19 卫星会⽤餐
20 筹备PPT制作
21 召开筹备会
22 相关X展架或易拉宝跟新或制作
23 检查新制作X展架质量
24 台卡制作
25 展览展示⽅案确认
26 协调展示机数量
27 展览展示⽂宣品数量及产品确认
28 所有展览展示物资打包发运
29 统⼀服装安排
30 ⼯作⼈员⽤餐安排
31 开会⼈员住宿安排
会前准备⼯作流程
准备事项 负责⼈ 事件进度
根据⼤会通告选择相应赞助项
根据展台⾯积确认相应搭台费⽤
根据会议内容确认制作新易拉宝
专家、员⼯交通及住宿费⽤
根据相应费⽤项,暂借会议期间需要的费⽤
相应赞助项⽬确认
相应赞助最低⾦额确认
相应展位位置确认
展台相应⾯积确认
展台⽤电量确认
展台搭建时间确认
安排住房确认
提前运⾄会议现场物资存放地点确认
合同签订确认
预付主办⽅费⽤确认
主办⽅开票信息及内容确认
如有赞助卫星会,对卫星会布场时间确认
卫星会相关议程确认
卫星会酒店能提供相关设备确认
卫星会⽤餐事宜确认
根据⼤会会场位置以及实际费⽤情况选择对我们最有利
的展台位置
根据实际情况选择特装或标准展台
如相同价格则选择地理位置最好的展台
卫星会如能提前搭建则在⼤会注册⽇就能进⾏提早搭建
卫星会如不能提前搭建则在⼤会会议当天早上进⾏不展
确认提前搭建那天是否会有第⼆天晚宴会与我们冲突
如果冲突,能提前安排好相关事宜,以避免当⽇搭建突
发事件的⼿忙脚乱
会议前提前运⾄酒店物资的存放地点确认
会议开始时物资在酒店的存放地点确认
合同中付款单位名称确认
合同中赞助项确认
合同中付款⾦额确认
合同中预付款时间确认
合同中尾款付款时间确认
合同给到公司盖章确认
根据合同规定⾦额及相应时间内付款给主办⽅
邀请函内容(公司 Logo、⼤会主题、卫星会时间、卫星
会地点、卫星会议程)
邀请函需提前 2周发给销售
提前邀约相关专家
安排专家住宿酒店
安排专家⽤⻋
安排专家讲课费赞助
根据相对应展台要求选择搭建商
性价⽐相对较⾼
满⾜我们对展台质量要求
合同中付款单位名称确认
合同中搭建项⽬确认
合同中付款⾦额确认
合同中预付款时间确认
合同中尾款付款时间确认
合同给到公司盖章确认
根据合同中付款⾦额付款
根据合同中付款时间付款
根据展台⾯积以及我司要求设计相应展台
根据我司要使⽤相应材料以达到我司的要求
背景使⽤材料应根据展台深度决定,尽量⼩的减少浪费
展台深度
根据我司需要在后续在有变更时,做出相应微调
灯光要求:由于我们背景偏⻩,所以每次⽤灯都需要使
⽤⽩光,不能使⽤⻩光
根据公司要求使⽤统⼀背景(特装展台除外)
卫星会如可以提前搭建,在有预算情况下,可使⽤桁架
搭建
卫星会如不能提前搭建,则使⽤拉⽹展架
在会议开始前,
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