【其他SOP】各类展会运营SOP.pdfVIP

No. 流程项⽬ 1 根据⼤会通告确认会议预算 2 费⽤暂借 3 与主办⽅确认会场相关细节 4 展位选择 5 卫星会场地确认搭建时间 6 与主办⽅确认物资时存放地点 6 与主办⽅确认物资时存放地点 7 签订合同 8 付主办⽅订⾦ 9 邀请函设计及制作 10 讲课专家安排及协调 11 寻找搭建商 12 与搭建商签订合同 13 付搭建商款项 14 展台设计 15 展台背景 16 卫星会背景搭建 17 卫星会专家名牌制作 18 卫星会物资及数量确认 19 卫星会⽤餐 20 筹备PPT制作 21 召开筹备会 22 相关X展架或易拉宝跟新或制作 23 检查新制作X展架质量 24 台卡制作 25 展览展示⽅案确认 26 协调展示机数量 27 展览展示⽂宣品数量及产品确认 28 所有展览展示物资打包发运 29 统⼀服装安排 30 ⼯作⼈员⽤餐安排 31 开会⼈员住宿安排 会前准备⼯作流程 准备事项 负责⼈ 事件进度 根据⼤会通告选择相应赞助项 根据展台⾯积确认相应搭台费⽤ 根据会议内容确认制作新易拉宝 专家、员⼯交通及住宿费⽤ 根据相应费⽤项，暂借会议期间需要的费⽤ 相应赞助项⽬确认 相应赞助最低⾦额确认 相应展位位置确认 展台相应⾯积确认 展台⽤电量确认 展台搭建时间确认 安排住房确认 提前运⾄会议现场物资存放地点确认 合同签订确认 预付主办⽅费⽤确认 主办⽅开票信息及内容确认 如有赞助卫星会，对卫星会布场时间确认 卫星会相关议程确认 卫星会酒店能提供相关设备确认 卫星会⽤餐事宜确认 根据⼤会会场位置以及实际费⽤情况选择对我们最有利 的展台位置 根据实际情况选择特装或标准展台 如相同价格则选择地理位置最好的展台 卫星会如能提前搭建则在⼤会注册⽇就能进⾏提早搭建 卫星会如不能提前搭建则在⼤会会议当天早上进⾏不展 确认提前搭建那天是否会有第⼆天晚宴会与我们冲突 如果冲突，能提前安排好相关事宜，以避免当⽇搭建突 发事件的⼿忙脚乱 会议前提前运⾄酒店物资的存放地点确认 会议开始时物资在酒店的存放地点确认 合同中付款单位名称确认 合同中赞助项确认 合同中付款⾦额确认 合同中预付款时间确认 合同中尾款付款时间确认 合同给到公司盖章确认 根据合同规定⾦额及相应时间内付款给主办⽅ 邀请函内容（公司 Logo、⼤会主题、卫星会时间、卫星 会地点、卫星会议程） 邀请函需提前 2周发给销售 提前邀约相关专家 安排专家住宿酒店 安排专家⽤⻋ 安排专家讲课费赞助 根据相对应展台要求选择搭建商 性价⽐相对较⾼ 满⾜我们对展台质量要求 合同中付款单位名称确认 合同中搭建项⽬确认 合同中付款⾦额确认 合同中预付款时间确认 合同中尾款付款时间确认 合同给到公司盖章确认 根据合同中付款⾦额付款 根据合同中付款时间付款 根据展台⾯积以及我司要求设计相应展台 根据我司要使⽤相应材料以达到我司的要求 背景使⽤材料应根据展台深度决定，尽量⼩的减少浪费 展台深度 根据我司需要在后续在有变更时，做出相应微调 灯光要求：由于我们背景偏⻩，所以每次⽤灯都需要使 ⽤⽩光，不能使⽤⻩光 根据公司要求使⽤统⼀背景（特装展台除外） 卫星会如可以提前搭建，在有预算情况下，可使⽤桁架 搭建 卫星会如不能提前搭建，则使⽤拉⽹展架 在会议开始前，