公司文件登记台账制度.pdfVIP

文件收发登记台账管理制度 为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确、避免文 件丢失，特制定本制度。本制度中需要做好登记的包括以下方面公司 来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请 示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书 负责登记和保管。 台账就是单位各类文件详细资料的一个登记表，以方便管理及查 阅本单位文件情况。建立文件管理台帐 建立各类台帐、妥善分类保 管、全面详尽分析是文件管理的一项基础工作。随着企业组织结构不 同、规模不同，台帐的种类要求、类目粗细等都存在比较大的差异。 台帐种类的确定与记录必须坚持简明、准确、及时和稳定的原则。 一、 收发文件登记台账分以下几类：详见树脂图 收发文登记台账 文 件 员 工 员 工 社 会 新入职员 快 递 员 工 员 工 文 件 借 阅 入 职 劳 动 保 险 工办公用 邮 寄 培 训 奖 惩 报 送 登 记 登 记 合 同 及 医 品 申 领 登 记 登 记 登 记 签 收 台 账 台 账 登 记 疗 期 （包含固 台 账 台 账 台 账 登 记 （ 附 （附 台 账 登 记 定资产及 （ 附 （ 附 （ 附 台 账 表1） 表2） （ 附 台 帐 消耗品） 表6） 表7） 表8） （ 附 表3） （ 附 登记台账 表9） 表4） （附表5） 二、适用范围 适用于公司各部门 三、 定义 台账原是指摆放在台上供人翻阅的账簿，故名台账。久而久之， 这个名词就固定下来，实际上就是流水账。 四、收文 1、文件登记。 收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进 行分类、编号、登记。 2、文件传阅。 文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示， 进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送， 尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星 期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急 文件不压误、常规文件办理不拖拉。 3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登 记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完 毕后，要及时返还公司机要文书室。 4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传 送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确 保文件的安全。 五、发文 1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并 审查审批程序是否完备。 2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存 档。 六、规范文件管理 1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一 切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。 2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还， 不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对 逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文 件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。 3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资 料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部 门规定的地点销毁，确保公司秘密。 4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整 理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并 及时归档。 七、如何建立台账 1、做好台账的基本要求。首先企业负责人要真正从思想上重视