麻药采购流程分析表-本库采购.pdfVIP

流程分析表 一、流程名称：麻药采购工作流程—本库采购 二、流程编号： 三、流程目的： 明确从采购员做出生产收购合同、签订生产收购合同、到生产单位确认生产合同并执行合同、 发货，直至储运部麻管组提货、质管部验收人员验收，采购员打入库单到最终付款整个过程 四、流程目标： 确保按规定的采购程序采购，保证销售的需要 五、流程负责人： 直接负责人：采购员；间接负责人：储运部麻管库、质管部验收员、财务部 六、流程描述： 1) 采购员根据年度采购计划或追加计划及每月进销存数量做生产收购合同，根据合同金额经相 应被委托人签字后由采购员签订生产收购合同一式四份(应是五份)，并转交生产单位； 2) 生产单位收到麻药部转采购员转来的合同确认后盖章，留存两份，其余三份寄回麻药部； 3) 采购员收到合同后，两份存档，一份转储运部麻管组；储运部麻管组接收合同备查； 4) 生产单位执行合同、发货，将铁路运单、出厂药检报告、增值税发票、运费单等转交采购员； 5) 采购员接收单据并作记录，把出厂药检报告转交储运部麻管组以便到货后验收，将铁路运单 转交储运部运输组以便到货后提货，将增值税发票抵扣联转交财务部以备日后进行抵扣； 6) 储运部麻管组收到货后电话通知采购员，采购员再录入合同； 7) 质管部验收人员对到货进行验收后，填写到货验收记录单转交采购员； 8) 采购员收到到货验收记录单后打入库单两份，一份与验收单一起存档，另一份转交财务部； 9) 采购付款执行药品采购付款流程 七、流程文件、表单 《收购合同》、《铁路运单》、《出厂药检报告》、《增值税专用发票》、《运费单》、《到货验收记录 单》、《入库单》 八、业务风险 1、业务员超出授权范围签订合同 2、收到的药品不符合质量要求 九、流程控制点 1、动作 1 防范问题： 保证收购合同的合法、真实 控制手段： 不同标的额的合同要经不同的被委托人签字 控制依据： 国药股办［2004］2号 2、动作 7 防范问题：保证到货的药品符合质量标准 控制手段：质量管理部验收人员对药品进行验收、检验 控制依据：GSP及公司相关质量管理制度 十、流程中存在的问题分析 组织问题 表现 改进建议 （组织设计不合理、部门职责不 1、 清、岗位设置不合理、岗位职责 不清，制度、规范不健全） 岗位职责不清 环节问题 （环节冗余-资源浪费，环节缺失 1、按正常要求应是采购员在 2、仓库合同录入的信息系统进行 -管理失控，环节混乱-制度不明 收到生产单位寄回的收购合 修改，允许金额在5%的范围内变 确） 同时录入信息系统，但由于 动 环节混乱-制度不明确 目前仓库系统中的合同消失 不了，因而现行的做法是仓 库到货后打电话告诉采购 员，采购员再在系统中录入 监控问题 （过度控制、监控不到位） 授权问题 （授权不充分、过度授权）