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- 秘书工作案例精选与评析 〔1〕 案例1：广告公司的 将近年底，公司特别忙，就要召开董事会了，由于销售 大幅度滑坡，老总心情不太好。这天上午10点钟左右，广告 公司的赵总来，想就明年的广告代理问题与老总交换一下看 法。老总正忙得焦头烂额，听秘书说赵总要谈明年的广告问 题，就对秘书说了一句：不就是明年的广告吗？现在没时间！ 秘书应该如何答复广告公司赵总的？ 现在有几种选择： 1.今天我们姜总时间安排得很满，实在抽不出时间。回头 我再给你打过去可以吗？ 2.您的事我们姜总根本知道，但是今天根本没空，下次再 约时间吧。 3.我们姜总正急着赶份材料，不能接。 4.赵总，关于明年的广告问题，您跟我们公司企划部的张 经理谈，可以吗？ 5.我们姜总今天身体有些不舒服，有什么事您先跟我说， 我再转告他，可以吗？ 【案例分析】 秘书选1 比拟适宜。 广告公司和秘书的公司是合作者，因此答复赵总称自己 的老板日程安排得很满，并询问是否可以回头再联系，显得 . z. - 有礼有节，易于对方理解和承受，双方的良好合作关系也能 得以保持。事后再向老板报告情况，待老板确定意见后再回 复赵总。 选择2，直接回绝，给客户一个很傲慢的影响。虽然广告 业中一般都是买方市场，广告公司求广告主的情况较多，但 是买卖双方在人格上是平等的，何况对方是公司长期的广告 代理商，更不应该表现出一种无形的优越感，从而破坏彼此 的合作关系。你可以先再不跟对方谈，但要给人家一个理由 以求得理解。 分析选3和选2犯同样的错误，直接回绝赵总，过于生硬， 显得不礼貌，不可取。 选4这是自作聪明。姜总不是没有时间，而是现在没心情， 也并没有说不谈。在这种情况下，秘书安排别人来谈，这是 一种自作主张、违反工作纪律的行为。 选5的答复最为糟糕。姜总并没有身体不适，信口说姜总 身体不舒服是对领导的大不敬。 案例2： 用什么方式说话，永远比说什么更重要 局里就要开年度总结会了，要对今年的工作进展总结。还有不到一 周的时间，为了保证会议顺利召开，秘书处的全部人马都集中到会议室， 研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度 总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔，报告写得洋洋洒洒，声情并 . z. - 茂，令人振奋。但在征求意见过程中，秘书小周直截了当地提出了自己 的看法，他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确，原因在于李处 长采用的统计方法不正确，应该加权处理的数据没有进展加权处理。而 李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据，进展简 单的加减就可以，无须进展其他处理。可是，周秘书自恃自己是学统计 学专业的，是科班出身，坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长 很不快乐，脸越拉越长，说了一声：大家先休息一下〞，就端着茶杯出 去了。趁休息期间，秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说： 小周，要注意一下提意见的方式，当着这么多人的面，用这么肯定的语 气说李处长错了，他会是一种什么感受如果我是李处长，我会觉得你就 跟直接骂我‘无知’一样。所以，即使你的意见是对的，也应该注意说 话的方式。〞周秘书马上辩白说：我没有别的意思，只是实话实说，我 这个人生来就是这样的性格，有什么说什么，不会装假，不会拐弯抹角。 我认为做人要正直坦白。〞话音未落，张大姐严肃地说：为人正直和注 意说话方式是两个不同的问题。为人正直，是指不撒谎，不欺骗，是个 人道德品质问题；而说话方式是个技巧问题，是个工作方式方法问题， 两者不能混为一谈。请你记住，对于我们这些职业秘书来说，用什么方 式说话，永远比说些什么更重要!〞 【案例思考】