管理类文件编制要求.ppt

编辑ppt 管理类文件编制要求 2009/06/30 编辑ppt SPASE 安全 目的 时间表 行为准则 期望 角色 编辑ppt 内容介绍 背景 体系规定要求 文件编制 样表 批准发布 实施 修订 编辑ppt 一、背景介绍 公司内提倡不断改进 公司新流程信息系统 关键过程6PC 国家法规、标准变化 现在管理类文件出现的问题 编辑ppt 文件的作用 文件表达了确定的信息，能够使人们沟通意图，统一行动，优化、规范工作流程，提高效率。 二、体系规定要求 实现预期的质量和质量改进； 为各类人员提供所需的适宜的培训； 确保产品的重复性及可追溯性； 为活动结果提供客观证据； 依据各类文件评价活动的有效性。 编辑ppt 二、体系规定要求 ISO 9001对文件要求 4.2.3 公司体系要求 Q/JWA 01002《管理类文件控制程序》 Q/JWA 01024 《管理体系文件编写规定》 Q/JWA 01004 《记录控制程序》 编制流程（文件流程图、记录编制流程、管理文件新增/更改申请单 ） 文件、样表管理及编号控制 共享文件、空调厂自用文件、记录管理及编号空调厂 质保部 体系组 鲍敏敏 AEC自用文件、记录AEC 技术支持部 文控组 熊景华 JCI 压缩机自用厂文件、记录 压缩机厂 质保部 体系组 彭晓春 编辑ppt 三、文件编制格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定） 文件版式 首页页眉 内页页眉 页脚 “专有和保密信息 ? 200X 江森自控有限公司 版权所有” xxxxxx程序/规定 xxxxxx process or Regulation for ****** 标准编号 No. Q/XXXXXXXX 版本号 Rev. 00 页 码 Page Page x of x 编辑ppt 三、文件编制格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定） 正文格式文字描述 编辑ppt 三、文件编制格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定） 正文格式流程图 编辑ppt 三、文件编制格式（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定） 流程图图例 六角形符号表示准备，过程的开始准备的动作写在符号内。 椭圆符号表示终端，过程的结束（输出）写在符号内。 矩形符号表示活动，过 程中的一个单独的步骤。简要说明写在矩形内。 菱形符号表示判断，过程中的一项判定或分岔点。判定或分岔的说明写在菱形内。 流线符号表示进展，流线的箭头指向表示过程的流程方向。 文件符号表示信息，过程的书面信息。文件的题目和说明写在符号内。 数据库符号表示过程的电子储存信息。数据库的题目和说明写在符号内。 圆圈符号表示延续，在相互联系的流程图内，圈内使用同样的字母或数字，以表示各 个过程间是如何连接的。 数据符号表示过程中的数据存储信息，数据说明写在符号内。 编辑ppt 三、文件编制正文 章节编排（ Q/JWA 01024 管理体系文件编写规定） 第一章 范围 本文件规定了……。本文件适用于……。本文件不适用于……（如有）。 第二章 引用文件（可选，如有，正文中所有提到的文件均应列入） 第三章 定义（可选，如有） 第四章 职责接口 第五章 管理/工作流程及其管理要求 第六章 记录及其存在媒体（可选，如有，一定是本文件产生的记录） 文件终止符 幅面的1/4长度、水平方向距中放置，表示全文到此结束，以下无内容。 编辑ppt 三、文件编制正文 文件起草顺序 适用范围 管理/工作流程（流程图） 管理要求 定义 职责接口（*****功能组负责……） 记录及其存在媒体 引用文件 编辑ppt 三、文件编制正文 编写原则 用词准确、简洁、可操作性强 错别字、标点符号（中文），主、谓、宾齐全，主动语态 逻辑严谨、条理清晰、职责分工明确并正确 何时、何人、做何事，怎样做，输出是什么，放行权限 尽可能使用表、图的方式来代替语言描述 描述应避免：模糊、两可、不同的人看了有不同的理解 尽可能不要使用以下字样： 最好……、非常……、马上……、立刻……、尽量……、宜…… 助动词的使用要求 编辑ppt 三、文件编制正文 助动词 表示含义 使用说明 可 允许、许可、准许 在“允许”的情况下，不使用“可能”或“不可能” ； 在“允许”的情况下，不用“能”代替“可”。 不必 不需要、不要求 能 能够、有……的可能性、可能 不能 不能够、没有……的可能性、不可能 应 有必要、要求、要、只有……才允许 不使用“必须”作为“应”的替代词； 不使用“不可