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视频会议系统管理办法 PAGE PAGE 6 ××省×××视频会议系统管理办法（试行） 为规范××省×××视频会议系统操作和管理，提高系统使用效率和质量，确保视频会议系统长期稳定的运行,制定本办法。 会场概述 ××省×××视频会议系统由省厅主会场、厅属单位分会场、各设区市×××主/分会场以及县（市、区）×××分会场组成。省厅及设区市会场具备主分会场双向功能，厅属单位及县（市、区）分会场为系统终端会场。 职责分工 （一）省厅信息中心负责全省视频会议系统的管理调度及组织协调工作，制定相关管理制度，审核安排厅属各单位视频会议申请。负责省本级视频会议系统技术维护及视频会议数据存储、归档。负责全省×××视频会议系统管理员业务培训和技术指导，协调处理其他有关工作。 （二）省厅后勤服务中心负责省厅办公楼视频会议室保洁及开会期间后勤保障工作。 （三）具有视频分会场的厅属单位负责本单位视频会场 （三）会议期间，各会场系统管理员必须在控制室坚守岗位，主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整本会场的镜头和麦克风；会议过程中，分会场如遇到突发掉线故障应主动进行重连或呼叫主会场，查明问题，及时解决。 （四）主会场系统管理员要认真做好会议的同步录制，做好会议电子数据备份。未经批准，不得擅自对外公布会议录播资料。 （五）会议结束，由主会场统一中断会议连接，各分会场系统管理员在会议中断后，按操作流程关闭视频设备，并做好会议相关记录。 人员保障 （一）省厅信息中心配备两名技术人员作为视频会议管理员，互为AB岗，负责全省视频会议系统的运行、维护和日常管理。 （二）具有视频分会场的厅属单位，各设区市、县（市、区）×××局要指定两名系统管理员，互为AB岗，负责视频会议系统的运行、维护和日常管理。 （三）各单位系统管理员如出现调离、换岗、休假、辞职、退休等缺岗现象，应及时补充，同时将名单报送省厅信息中心备案，其他非授权人员严禁擅自操作视频会议设备。 技术保障 （一）省厅信息中心负责全省视频会议系统的规划、设计、建设和升级改造工作;负责组织全省视频会议系统管理员业务培训工作;负责指导各分会场做好视频系统的管理和运维工作;负责省厅大楼视频设备的日常运维和管理工作。 （二）设区市×××局信息中心负责组织辖区内系统管理员业务培训工作；负责指导县（市、区）分会场做好视频系统的管理和运维工作；负责局本级视频设备的日常运维和管理工作。 （三）厅属单位、县（市、区）×××局视频会议系统管理员负责本单位视频设备的日常运维和管理工作。系统管理员要熟练掌握各视频设备软硬件操作，不得随意更改终端设备的物理连线和配置参数。如遇特殊情况需要移机，要求提前向省厅信息中心申请，移机后及时与省厅进行连调测试。 （四）各单位系统管理员要对设备定期检查保养，每月对视频及相关设备做一次彻底检查，发现故障立即排除，如发现视频硬件设备故障，无法维修，要及时汇报省厅信息中心，及时报修。 附件：××省×××视频会议使用申请表 附件： ××省×××视频会议 使用申请表 年 月 日 申请单位 会议内容 参会对象及人数 使用时间 月 日 时至 时 申请使用哪个会议室 □8楼会议室 □11楼会议室 □13楼会议室 申请单位负责人意见 厅信息中心意见 厅领导意见 备 注