20信息沟通、参与和协商工作程序.docVIP

PAGE PAGE 9 xx工 程 有 限 公 司 质量、环境与职业健康安全综合管理体系 信息沟通、参与和协商工作程序 依据GB/T19001—2016/ISO9001：2015标准、 GB/T24001—2016/ISO14001：2015标准、 GB/T45001—2020/ISO 45001：2018 标准、 GB/T50430-2017标准编制 编 号：QES/T1903CX20-A3 版 本：A版 发布日期：2021年03月01日 受控状态： 信息沟通、参与和协商工作程序 （CX20—A3） 1 目的 为及时准确地收集、传递及反馈有关信息，对内促进工程公司各部门、各单位之间的信息交流，对外促进与相关方之间的信息交流和协调互动，充分、有效地利用信息资源，实施和改进管理体系，以达到顾客满意。 2 适用范围 本程序适用于工程公司及其所属各单位、各级工程项目部内部、外部信息沟通、参与和协商工作的管理。 3 术语和定义 本程序引用GB/T19001—2016/ISO9001：2015、GB/T24001—2016/ISO14001：2015、GB/T45001—2020/ISO 45001：2018、GB/T50430-2017 标准及《管理手册》中的术语和定义。 4 职责 4.1 分管领导负责本程序的领导工作，建立、实施和保持管理体系过程；组织管理体系文件的编制、修改和发放。 4.2 工程技术质量部是本程序的主管部门，负责制定、指导、检查和监督本程序的执行情况；负责安排部署、检查工程公司本级、项目部在施工过程中和工程竣工移交后与顾客相关信息的沟通，了解、传达顾客信息。 4.3 经营计划部负责工程公司本级招投标过程中与顾客相关信息的沟通，包括了解、传达顾客的需求及期望等信息；负责经营活动中建筑市场动态。 4.4 安全环保督察部负责安全和环境方面信息管理，接受、传递和处理内部及相关方提供的安全和环境方面的信息，包括工程公司和项目安全、环境管理动态。 4.5 工程技术质量部负责技术、质量方面信息管理，接受、传递和处理内部及相关方提供技术、质量方面的信息，包括工程公司和项目质量管理动态。 4.6 工会生产宣教综合部和工会组织女工权益部负责职工权益保护信息的交流与反馈；负责公司内部协商机制的建设及工会系统内、外信息的交流管理。 4.7 其它各级职能部门负责本职能范围内的信息在内、外部进行有效传递、处理及改进措施的协调落实。 5 工作程序 5.1 原则 5.1.1组织应建立、实施与职业健康安全管理体系有关的内部与外部信息交流所需的过程。 1.沟通的内容； 2.何时沟通； 3.与谁沟通。 A.与组织内部的各职能和层次之间； B.与工作场所内的承包方和访问者； C.与其他相关方。 4.如何沟通。 当考虑其沟通需求时，组织必须考虑各种差异因素（例如：性别、语言、文化、读写能力、残疾等） 在建立其沟通过程中，组织应确保外部相关方的观点得到考虑。 当建立其信息交流过程时，组织应必须考虑其法律法规要求和其他要求；确保所沟通的职业健康安全信息与职业健康安全管理体系产生的信息一致，且是可靠的。 组织应对其职业健康安全管理体系相关的沟通做出响应。 适当时，组织应保留文件化信息，作为其沟通的证据。 5.2 信息沟通、参与和协商工作控制流程图（见图1）。 信息收集 信息收集 协商和信息处理 信息分类 协商、信息交流和传递 图1 5.3 信息 5.3.1 外部信息 1.地方质量技术监督局、应急管理局、环保局、检测站、职业健康监督检查部门、认证机构、监管机构等检测或检查的结果及反馈的信息； 2.政策、法律法规、标准类信息，如产品标准、环境法律法规、职业健康管理条例等； 3.相关方的要求、期望、评价、投诉、抱怨等信息，相关方指顾客、公司总部及工程项目所处地域居民、合同方、供应方等； 4.企业以外单位、团体或个人的来电、来信、来函、通报及各种媒体报道等； 5.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、职业健康安全等方面的信息。 5.3.2 内部信息 1.正常信息，如管理体系方针、目标、指标、监测检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等； 2.不符合信息（含潜在的），如管理体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理等； 3.紧急信息，如突然质量、环境、安全事故、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录； 4.其它内部信息，如培训记录、职工建议、领导对管理体系的各项批示等。 5.4 信息沟通方式 信息沟通的途径可采用口头或文字两种方式进行，口头方式包括面谈、座谈、电话、会议讨论及声像传播等；文字方式包括文件、通知、通报、报表、公告、简报、记录、宣传资料、互联网