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企业档案知识的特点及管理目标 要开展大中型企业档案知识管理，就必须搞清楚企业档案知识资 源的内容、形式、特点、才能找到档案知识管理方式与过程。从现在 来看，档案又有过去积累下来的与今后将产生的，显然在管理时其需 求是不同的。本文从过去与未来档案知识的特点，利用知识管理的思 想与方法，探讨档案知识管理应走的道路。 、过去企业档案的类型及特点 过 去沉淀下来的档案一般有数据型、信息型、知识型三种，且各自有一 定特点，也有一定关系，这是我们在考虑档案知识资源管理必须认真 对待的。 数据型档案 所谓数据型档案是对事(或物)实际事实的记录。例如，财务凭证 档案、物品材料变动记录档案。 这类档案，有以下特点： ()过去的都是纸质凭证； ()各凭证即使按类别分开，各数据项也很难标准统计； ()这种档案的量很大，根本上是做为“历史〞记载。在考虑管理 时，这类型档案转化成信息与知识的难度很大，所以仍然要独立管理， 即按照“历史〞记载的思想进展管理。 信息型档案 所谓信息型档案，就是对事(或物)实际过程的记录。例如：会议 第 1 页 纪要档案、重要事件记录、文件档案，客户往来帐目文件档案，质量 陈述文件档案等。 这类档案，有以下特点： ()过去的都是纸质文档； ()有些文档可以转成电子文字型，有些只能扫描成数字图片型； ()档案量也是很大的，有些可以作知识资源上升其管理，如会议 纪要、重要事件记录等，有些那么只能做为“历史〞存档。 知识型档案 所谓知识型档案就是对事(物)及其运行规律认识(或下结论)的文 档资料。 如：科研报告、工艺文件、企业规划方案报告、部门工作总结等。 这类档案，有以下特点： ()过去的大多是纸质文件； ()有些文件可转换成电子文字型，有些也只能扫描成数字图片型； ()档案量也很大，但都是知识资源管理的主要内容。 各类型档案对管理的要求 从以上各类型档案的分类分析，可以归成以下几种形式的文档： () “历史〞数据型文档 在管理时，按照信息分类存贮、查询使用的方式进展管理 ()电子文字信息型文档 在管理时，也按照信息分类、存贮及查询方式进展管理 ()数字图片信息型文档 第 2 页 在管理时，可以按照知识资源管理方式进展管理 ()知识型文档 在管理时，直接按照知识资源管理方式进展管理 、今后企业档案的类型及管理特点 由于今后的档案，已经是在数字化、网络化下产生的，所以类型 与管理较之以前的档案有很大变化 档案来源多样化 ()按内外分，可以分为内部工作产生文档、对外收集的文档、外 部主动发给的文档等； ()从媒质形式分：可以分为纸质、电子化、数字化 ()从表达形式分：可以分为文字、数据、图表、语言、图像、视 频 档案依然有数据型、信息型、知识型 在今后，数据型主要产生于生产物流系统与财务系统，信息型主 要产生于情报系统、办公系统。知识型的产生面就最广。 今后的三种类型档案几乎都是数字化的，并且是有标准的，所以 在管理时可以遵循： ()数据型按照统计数学模型转化成信息型、知识型文档进展管理 一般来讲，统计的数学模型必须依据管理者或需求者规定的目标 进展设计，对数据定期或不定期进展统计，形成信息型文档。 再对积累的信息型文档按专家委托分析手段进展汇总判断形成 知识型文档。 第 3 页 ()信息型档案按照需求可直接应用，也可以转化成知识型文档进 展管理 有些信息档案(如客户信息)就可以直接按文档看成是知识，进而 按知识资源进展管理；有些信息型档案(如数据图表)可按专家委托分 析方法进展分析、判断形成知识型文档，再按知识资源进展管理。 档案处理的个性化、专家化 由于大多档案来源于专业人员，并都在网上形成或收集，那么这 些专业人员本身就是非常好的档案收集者，只是收集整理时，还可能 没有