物业档案管理.pptxVIP

物业档案管理;物业档案管理;一、物业档案： （一）定义： 物业档案资料是指从物业企业从事物业管理、服务过程中形成作为原始统计保留起来，以备考查文字、图像、声像以及其它各种方式和载体文件材料总和。;二、表现形式;（三）特点：;（四）作用： 1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写，也不是任意搜集，更不是虚假造作，它是物业管理活动真迹；含有法律凭证作用。;（五）档案内容/类别：;（六）档案分类方法：;二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理： 包含物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项原始统计进行搜集整理、归档、检素、保留、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全方面地反应物业实物形态和使用情况相关资料与数据。;1、档案搜集与整理：;注意事项：物业档案资料搜集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。 A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理自始至终，从物业规划设计到售后日常管理服务全过程。 B、及时：“六时” --物业承接查验时，此时是全方面掌握房屋建筑、从属设备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基础情况最正确时机；;--楼宇入伙时，是全方面掌握业主或租户基础情况和物业使用情况最正确时机； --上门访问时，经过主动上门访问，与业主或租户进行对话或沟通，查对已经有统计，注记变动情况； --接待投诉时，经过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正原有统计； --维修更新时，应将维修更新后物业变动情况统计在案； --检验评优时，此时应将已经建立物业档案资料深入整理完善，以备查考。;（二）检素利用：;2.保留注意事项:;四、怎样做好物业档案管理工作：;（一）建立档案目录树;（二）档案管理操作流程图;（三）档案管理基础要求：;（四）项目经理要充分利用档案;无相对独立档案存放空间; 无专/兼职档案管理人员; 档案分类不清楚； 查阅不方便; 定时归档不及时； 存档资料不符合归档要求; 统计链条断裂； 无建立企业档案管理制度; 充分利用档案;四、案例分析： 年度物业管理执法检验，分内业、外业、设施设备三大方面对27个物业管理项目进行了10个项目标检验，此次检验无评分。 ;统计链：;举例：装修管控共性问题 1、有装修管控操作规程，但现场缺乏监管； 2、对装修过程缺乏方法与伎俩； 3、有违规装修，但无躲避法律责任。;装修管控统计链条 统计链条1： 装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修立案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门整改通知或照片;培训计划与实施存在共性问题： 1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训统计； 4、相关培训实际操作性不强、目标性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能培训效果； ;培训统计链;报修统计链条--有偿维修;业主满意度意见咨询链条; 物业档案管理是物业服务企业在经营管理过程中留下 “痕迹”，它表达物业服务企业经营管理水平、规范程度。;物业档案管理