行政专员岗位说明书.pdfVIP

版 本 01 第0次修改 编 号 GR-GHR-GYX051 标 题 行政专员的职位说明书 页 数 3 职位名称 行政专员 所属部门 集团营销部 职等职级 五级 定员人数 见组织架构 直接上级 见组织架构 晋升方向 行政管理主任 直接下属 无 实施日期 2010/06/01 职位概要：协助上级及时准确处理本中心/本组日常行政事务工作，加强合同和费用的审核和管理， 提高行政事务处理效率。 工作职责： 年度工作： 1、协助上级编制所属机构年度行政费用预算。 2、收集、整理并核对相关数据和资料，为上级完成年度考核工作提供支持。 3、依据工作需要对合同及请款资料进行年度自检，统计合同付款进度及预提费用。 4、对年度工作质量进行自检，协助上级进行年度总结，如：对广告媒介投放质量进行监控及自 检。 5、进行年度工作总结及工作计划。 月度/季度工作： 1、统计月度行政费用及各项业务费用，进行费用管控。 2、依据工作需要对合同及请款资料进行月度自检。 3、对月度重点工作进行自检与核查，保证各项工作保质保量完成，如：定期核查更新刊例；协 助进行广告投放情况监督检查。 4、月度办公文具的申请、统计、领用、发放及管理。 5、进行月度工作总结及工作计划。 日常工作： 1、合同及单据的审核，确保符合规范，跟进签批执行进度并及时归档。 2、费用管理：费用系统数据录入及维护，确保数据准确性；跟进费用申请、费用核销；跟进财 务付款进度。 3、保持信息畅通，通过邮件、口头等形式及时传达公司和部门信息，确保信息及时、准确、有 效地上传下达，并根据内容要求组织相关人员完成，报上级审核。 4、按照上级要求进行数据整理和分析，确保数据准确性、及时性，供上级决策参考。 5、跟进本中心/本组各类报告、报表的提交、签批。 6、跟进本中心/本组人员出差情况，收集汇总出差报告，提交上级审阅。 7、协助上级工作日程管理，跟进会务安排、差旅安排，及时提醒，协助处理差旅费用报销事宜。 8、组织参加本中心/本组各项会议，做好会前准备工作，记录并整理会议记录。 9、 协助上级进行相关信息的收集整理，提交上级审阅，如：对竞争品牌市场表现信息收集整理。 10、文件分类整理并归档，保证存档规范，不错乱、不遗失，查找及时。 11、部门团队活动的组织协调。 12、完成上级领导交办的其他事项。 说明：可依据实际情况细化工作职责，并根据工作量将工作职责分解为1人或多人承担。 1 权力： 1、对合同及单据的审核权。 2、信息的上传下达权。 3、费用系统数据录入及维护权。 4、相关工作进度、工作质量的监督检查权。 5、部门团队活动的组织协调权。 6、对本部门、本岗位工作流程的优化建议权及其他方面的改良建议权。 7、要求各部门配合工作的权力。 责任： 1、规范审核合同及单据的责任。 2、对部门信息上传下达的准确性、及时性负责。 3、对所负责工作进行监督检查，及时提交相关报告的责任。 4、及时、准确录入及维护费用系统数据的责任。 5、组织协调部门团队活动的责任。 6、规范管理本中心/本组文件资料，保证不错乱、不遗失、查找及时的责任。 7、严格遵守员工手册及公司各项规章制度的责任。 任职资格： 1、生理要求：女性，年龄在23-35岁。 2、学历专业：大专及以上学历，专业不限，行政管理、市场营销、工商管理等管理类相关专业 优先考虑。 3、语言要求：普通话熟练。