养老机构会议管理制度.doc

本院会议管理制度 总则 第一条 为规范会议内容和程序，统一会议管理模式，提高会议效率，特制订本制度。 适用范围 第二条 本制度适用于老龄居本院各部门，会议管理事项按照本制度规定严格执行。各部门结合实际情况，如另有规定的，经院综合行政部批准执行，并提交行政后勤部备案。 会议分类 第三条 定期会议：即例行会议，指本本院各级部门按规定定期召开的会议。 院长办公会 会议主持：院长 时 间：每季度一次 地 点：会议室 参会人员：行政管理人员、相关部门负责人。 内 容：各部门负责人对阶段性工作作小结分析，提出相关问题。传达经营战略、以及相关问题的解决方案。审议重要规章制度，对重大问题决策进行讨论。 （二）、月度行政例会 会议主持：院长 （院长因其他工作，即由副院长主持） 时 间：每月一次 地 点: 会议室 参会人员: 各部门负责人 内 容: 通报上月度管理目标完成状况,部署下月度管理工作重点; 研究审议会议议题. (三) 院办周例会 会议主持: 院长 时 间: 每周一次 地 点: 会议室 参会人员：行政管理人员，各部门负责人 内 容: 总结本周工作,提出下周工作计划与目标,对工作中的重点、难点问题进行讨论，协助部门提出解决方法。 （四）半年工作会议 会议主持：院长或副院长 时 间: 半年一次 地 点: 会议室 参会人员：全体工作人员（除值班、休息人员外） 内 容: 上半年经营管理工作情况总结、批评与表彰；通报下半年经营管理工作目标、计划和要求。 （五）年度工作会议：由行政后勤统一安排。 时 间: 每年一次 地 点: 大会议室 参会人员：全体员工、（值班人员除外）、老人（自理老人） 内 容: 对上年度经营管理工作情况作出总结与表彰，通报本年度经营管理工作目标、计划和要求；对年度先进工作者及团体进行表彰。 （六）晨会：有各部门统一安排 时 间：每日晨间 地 点：各部门办公室 参会人员：部门全体工作人员 内 容：对工作中存在问题的提出和解决，工作交接、部门负责人对当天工作进行安排，同时对部门提出的问题给予帮助解决。 第四条 不定期会议：指会议召开时间没有明确规定，可根据实际需要组织召开的会议。 （一）老人代表会议 会议主持：院长或副院长 地 点：会议室 参会人员：全体老人代表、相关部门负责人 内 容：广泛听取老人对院管理工作及其他工作的建议和意见，同时讲解宣传中心的相关规定、对老人提出的建议和问题作出解释和解决办法。 院办会临时会议 会议主持：院长（或委托他人） 地 点：会议室 内 容：本院营运特殊重大事宜。 注：各类会议具体要求详见《会议安排一览表》（附件1） 会议流程 第五条 会议流程包括：会议申请、会前准备、会议服务及会议执行。详见《会议流程图》（附件2） 第六条 会议申请：由会议召集人向行政后勤部提出。 第七条 会前准备 会前准备工作包括：会议场地、会议通知、会议资料、设备设施等。由会议组织部门负责落实，行政后勤部配合执行。 会议场地 1、行政后勤部负责会场布置，并安排专人进行会场服务和会场清理工作。 2、使用会议室，应由会议组织部门到行政后勤部填写《会议预约登记表》（附件3），明确会议使用时间、会议室布置要求（包括环境布置、座位安排等）、物质准备等。租赁会议场地，提出书面申请经批准后，由行政后勤部统一安排。 （二）会议通知 1、行政后勤部负责发布会议通知。会议通知应包括：会议名称、内容、时间、地点、议程、参会人员等内容。 2、会议组织部门应就会的相关条件、要求、与有关部门事先协调，落实参加人员，并收集有关的资料与建议，以提高会议效率；重要会议须提前2天进行通知，以确保主要参会人员如期出席。 （三）会议资料 行政后勤部协同会议组织部门进行会议资料的准备，包括《会议签到表》（附件4）、会议议程及其他相关资料。 （四）设施设备 1、行政后勤部根据《会议预约登记表》的使用要求进行设施设备准备。 2、使用会议室应保持清洁卫生，爱护各类设施、设备，一切公物未经行政后勤部许可，不得搬离会议室。 第八条 会议服务：包括会前支持、会场服务、会后清理。 （一）会议组织部门应将会议要求（包括会议服务事项、要求及预算等）提前告知行政后勤部，以便统一安排。 （二）行政后勤部根据会议需求提供会务支持保障（包括：组织接待、分发会议资料、录音、拍照、摄像、会场茶水服务等。茶水应每隔15分钟添加一次），以确保会议顺利进行。 （三）会议工作人员应提前30分钟到达会场，检查会场布置情况（包括：灯光、音响、投影仪等设备室否正常，席位排列是否有误，会议资料是否按规定摆放整齐），发现问题应立即采取补救措施。 （四）会议结