会议的筹划与管理.ppt

NOTE NOTE 精品资料网 NOTE 小组讨论 设计会议记录表格（5分钟） 第三十页，共三十八页。 会议名称 ? 时间 ? 主席 ? 会议目的 ? 出席人数 ? 缺席人数 ? 缺席理由 ? ? 会议内容 和决议事项 ? ? ? ? ? 决议事项 的实施 ? ? 实施项目 ? 负责人 或部门 ? 完成期限 ? ? ? ? ? ? 出席人 盖 章 ? ? ? ? ? 特别事项 ? ? ? ? ? 第三十一页，共三十八页。 点评 根据录像的内容，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。 第三十二页，共三十八页。 会场服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议进程 第三十三页，共三十八页。 会议的善后处理 1、会场清理 2、印发会议记录 3、资金 4、会议的总结工作 第三十四页，共三十八页。 会场清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收、立卷、 归档 第三十五页，共三十八页。 ??????? 印发会议记录 完善会议记录 起草会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件 第三十六页，共三十八页。 谢谢大家 第三十七页，共三十八页。 内容总结 第九讲会议的筹划与管理。90%以上的重大决策是通过会议制定的。3、??申请会议所需资金。5、??安排食宿和茶水。6、 发出会议通知。议程的开头为会议的日期、时间和地点。当你在讨论问题或试图作出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐。如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放这儿行吗。”并等待客人的回答，按客人意愿行事。开会时，如果出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。37 第三十八页，共三十八页。 NOTE 精品资料网 NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE NOTE NOTE 精品资料网 NOTE NOTE 第九讲会议的筹划与管理 第一页，共三十八页。 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 第二页，共三十八页。 会议的筹划与管理 会前的准备工作 会间的组织服务 会后的善后处理 第三页，共三十八页。 会前准备工作 1、??安排议题、议程、日程 2、? 拟订与会人员名单 3、??申请会议所需资金 4、? 会场布置 5、??安排食宿和茶水 6、 发出会议通知 第四页，共三十八页。 安排议题、议程 议题的收集和筛选 议程 第五页，共三十八页。 ?委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? 议程的开头为会议的日期、时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 第六页，共三十八页。 拟订与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交上级审核 第七页，共三十八页。 申请会议所需资金 确定会议规格 申请经费 口头 书面 第八页，共三十八页。 会场布置 选择会场 a.场地大小 b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 第九页，共三十八页。