FSC-QP-01文件及记录控制程序.docVIP

XX家具有限公司 文件编号 FSC-QP-01 文件版本 A/0 文件及记录控制程序 生效日期 2021-6-2 页 码 PAGE 1/7 专业提供ＦＳＣ/ＢＲＣ/ＩＳＯ体系/贸易验厂等各类咨询微信同号） 修订记录 修订日期 修订内容 页次 版本 核 准 审 核 制 定 受控文件章 谢XX XX XX 一：目的 对公司 FSC管理体系文件、记录进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。 二：范 围 本程序适用于 FSC管理体系有关的文件、记录的控制管理。 三：定义 3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类： a.体系文件：包括各 FSC手册、程序文件、工作指引、记录等。 b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。 c.外来技术文件：包括客户资料。 3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文 件章”的印章。 3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消， 文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。 3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。 四：职责 4.1文控 公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。 4.2文件接收部门 文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。 4.3文件的编制/审批权限 文件名称 编制人员 审核人员 批准人员 FSC手册 文控 管理者代表 总经理 程序文件 各相关部门负责人 管理者代表 总经理 标准、规范、作业指导书 各相关部门人员 部门负责人 管理者代表 记录表格 使用部门 / 部门负责人 五：文件管理流程 流程 流程说明 责任人 输出记录 5.1 文件格式确定 1、文控负责制订文件（各类文件）格式要求，如：文件封面、版面、字体、字号、公司LOGO等等。 2、管理者代表负责确认所有文件格式，并最终定稿。 3、由文控将最终定稿文件的格式存放于电脑服务器中共享或邮件给各单位，各部门编制文件的时候按照格式排版。 管理者 代表 各类文件 格式样本 5.2 文件编制 1、各部门负责人根据标准条款要求及公司的实际情况而编写相应的文件，编写的文件应满足符合性、可操作性、协调一致性。 各部门负责人 程序文件 作业指导书 5.3 文件 评审及批准 1、各部门的文件由文控进行格式确认，确认内容不少于如下项目： 文件的格式 文件的标题 修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项） 文件编写批准及会签者签字。 生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期）。 2、文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规则按《附件—文件编码原则执行》执行。 3、为保证文件的完整性和有效性，由文控确认好格式的文件按照4.3要求将文件交相关负责人审批。 文控 质量手册 程序文件 作业指导书 5.4 文件归档 1、由各部门负责人签字好的体系文件的原稿及电子档保存在文控处。 2、文控将公司的体系文件登记在《管制文件清单》上。 3、保存在公司服务器内的体系文件，仅文控有权进行操作，并每季度对其进行备份。技术文件按项目编号进行归档。保留文件用专门文件柜存档。 4、借阅文件需填写《借阅登记表》，由文控跟进借出的文件及时归还到文控中心。 文控 管制文件清单 借阅登记表 5.5 文件发放 1、管理者代表确定文件分发范围，由文控复印，盖红色“受控文件”印章，要求相关部门领用人员签收。其中不需发放到生产现场的体系文件如手册、程序文件、岗位职责与任职要求、部分工作文件等可进行电子档发放。 2、公司内所有部门使用的文件必须是盖有红色“受控文件”印章的文件，如文控发现是复印件，文控有权收回销毁。 管理者代表 文控 文件分发 回收记录 5.6 参考文件发放 1、在短时间（一个月内）仅作参考等目的需求的，需求部门可申请分发非受控文件使用。文控加盖红色“参考文件“印章并在文件上注明生效日期和作废日期后分发。到作废日期后由使用部门自行作废处理。 文控 文件分发 回收记录 5.8 文件更改 1、文件更改时，由申请人填写《文件变更申请表》并说明原因，必要时需与相关部门进行沟通协调后进行更改，所有变更的文件需经