4、书面汇报和邮件汇报.docxVIP

懂汇报，胜过10倍默默努力 书面汇报和邮件汇报 各位同学大家好，欢迎收听职场课程《汇报的艺术》。我是娄大海。 从今天开始的三节课，我们要根据汇报渠道的不同，分别讲讲书面汇 报和邮件汇报的技巧、口头汇报和微信汇报的技巧以及在会议上如何 做汇报。 在我们之前的课程中，按照汇报的渠道做过一次分类，当时我们是分 成两类。第一类是面对面汇报，需要第一时间得到对方反应的时候, 我们需要采用会议汇报和口头汇报两种方式，比方说汇报工作计划和 汇报工作问题的时候。第二类是我们不需要在第一时间得到对方的反 馈，这时需要采用邮件和微信的方式进行汇报，比方说汇报工作进度。 我们现在把技巧相似的汇报归为一类，方便我们上课的时候来统一讲 解。把信息量比拟大的书面汇报和邮件汇报归为第一类，把信息量比 较少的口头汇报和微信汇报归为第二类，把在展示和演讲方面需要注 意更多细节的会议汇报单独列出来归为第三类。之前分为两类，现在 分为三类，都只是根据不同的维度来划分的，两种分类的结果是没有 任何冲突的。 中，大而全的图表放在汇报最后的附录里面。我们写完之后，需要开 口从头到尾读两遍，改掉错别字、病句和不通顺的地方。通过邮件汇 报工作，也需要注意五个方面。第一，我们写邮件要非常谨慎，因为 每一个字在将来都有可能被公开。第二，我们抄送邮件时要涵盖所有 相关的人员，按照职位的大小来排序。工作邮件不要暗送，如果有这 个需求就单独再发一封邮件。第三，我们要明确发邮件的精准时间, 不要超时也不要拖到最后一刻再点发送按钮。第四，工作到深夜就深 夜发邮件。第五，发邮件要公私清楚。公事用公司邮箱，私事用私人 邮箱。 好啦，我们今天的内容就到此为止。咱们下节课见。 好，我们进入今天的课程。书面汇报和邮件汇报有哪些需要注意的地 方?在做书面汇报的时候，如何尽可能多地找出来可能出现问题的地 方，然后做好应对措施呢？ 我们每个人都有自己逻辑上的盲区。想要减少自己的犯规，我们就不 要从运发动的角度去出发，而要从裁判的角度去出发去思考。所以同 样的道理，我们不要想自己在写一份汇报的时候需要注意什么，而是 假设我们是领导，我们在看一份汇报材料的时候有哪些步骤，在这些 步骤中会出现哪些减分的细节。我们收到一份报告，可以选择直接在 线看，或者保存进专门的文件夹再看。有些内容是我们已经知道的， 而有些信息是我们不知道的，并且正是我们急于从这份报告中得到的。 所以在翻开文档之后，我们是不会从头开始看的，而是希望快速找到 自己最关心的局部。这就好像去图书馆买书一样，我们会先看封面， 再看出版时间，再看序言，再看第一章吗?不会。我们会看一看目录， 然后找出自己最关心的局部，翻到这几页看看写得精不精彩，有没有 必要买回家慢慢阅读，因为如果连我最感兴趣的这一局部的文字都不 能吸引我的话，那么这本书是不值得我花费更多的时间去阅读的。现 在找到了最关心的局部，我开始用心里的预期来考量你的工作了。我 会把预期和你做的事情做比照，你做的计划够不够细致?有没有一些 没有考虑到的地方?你的工作进度有没有延误?里面有没有隐藏着什 么危机?你哪儿出了问题?这个问题影响到底有多大?解决方案是否可 行?你总结的你的成果到底有多好呢?是还凑合，是比拟好还是前所未 有的好?你有没有夸大其词?仔细看完我最关心的局部，我会再把全部 汇报从头到尾粗略地过一遍，这个时候有可能是一目十行哦。我看看 有没有其他吸引我的地方，有没有其他的一眼能看到的漏洞或者问题。 最后我才会判断自己要不要回复这份汇报，以什么样的方式回复，是 直接发个邮件，还是把你叫到办公室来。请大家想一想你要看份报告 是不是也是这么个流程。那在这样的步骤中，又可能会出现哪些问题 呢?让我们一点一点地来大胆推测一下。 有可能领导是一个喜欢把文件保存在本地，然后再翻开阅读的人。但 由于你的这份文件的命名非常不职业，起名字的时候想得很不周全， 所以领导下载文件之后起身喝杯咖啡，再回到工位上，发现找不到这 个文件了，因为文件的名字叫做汇报或者工作汇报，这个命名很难让 领导与脑海中那个想找的文件的名称联系起来。这样的做法，除了让 人找不到文件，不得不翻开邮箱重新下载一份之外，还有一个潜在的 麻烦，就是在领导又收到一份其他人发送的和你这份文件的名称一样 的文件时，他把它下载后会覆盖你的文件。或者你在汇报工作进度的 时候，每次的文件名都叫做工作进度汇报，无论你汇报多少次在领导 的这个文件夹里面只有一个文件，因为它会不停地被覆盖。即使没 有被覆盖，每次领导接收你的文件，笔记本上的页面就会弹出来个信 息。 目标已包含一个**文件，请选择是替换、跳过还是比拟两个文件的信 息。这个时候领导就只能叹口气边摇头边给你的文件重新命名。你让 领导重新翻开邮箱下载文件，你让领导多摸了一次鼠标和键盘帮你重 新命名