如何召开高效会议.pptxVIP

小调查： 1、开会有用么？ 2、你喜欢开会么？ 第1页/共84页 开会有用么？ 注意：这是理想状态 第2页/共84页 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。 具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。 实际情况是—— 第3页/共84页 为什么会这样？ 第4页/共84页 会议为什么低效？ 第5页/共84页 第6页/共84页 第7页/共84页 第8页/共84页 会议结束后，未对形成的决策或待完成的工作指定责任人、时限并进行追踪，这样的会议也几乎是无任何意义的！ 第9页/共84页 低效会议有哪些成本？ 第10页/共84页 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看，“文山会海”的成本是： 第11页/共84页 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。 而实际上我们用到会议上的时间远远大于实际计算的比例。大多数的会议并没有按照承诺的时间准时结束。而且，会议将我们整块的工作时间搞得支离破碎，从而降低了我们非开会时间的工作效率。 第12页/共84页 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。 第13页/共84页 效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。 第14页/共84页 机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。 第15页/共84页 该如何提高会议效能呢？ 第16页/共84页 正式进入本次培训的主题 第17页/共84页 三星在召开会议时有其特有的原则——“3.3.7运动”，即—— 3种思考（3 Way Of Thinking） 3个原则（3 Principles） 7条规定（7 Rules） 第二章 三星是这样开会的 第18页/共84页 思考会议的必要性 最大限度地减少会议 是否有能够与其他会议合并或委托的方法。 是一定要召开的会议吗？ 不能由自己决定吗？ 没有更好的方式吗？ 不能减少参加者吗？ 不能减少会议频率、时间和资料吗？ 不能进行更为妥帖的运作吗？ 不能与其他会议一起召开吗？ 不能通过权限委托来解决吗？ 加入其他会议中就不是好的内容吗？ 第二章 三星是这样开会的 第19页/共84页 第一个原则 第二个原则 第三个原则 确定不召开会议的工作日。 将会议时间定为1个小时，最多不超过1个半小时。 将会议记录整理成一张纸。 第二章 三星是这样开会的 第20页/共84页 第一条规定，就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间。最大限度地减少时间浪费。 第二条规定，在会议材料中写明投入会议的经费，去除不必要的浪费。 第三条规定，将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小 第四条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或谈论。 第五条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行讨论，以顺利召开会议 第六条规定，就召开会议而言，为了防止以某个特定的人为主进行发言，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。 第七条规定，为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存；与其他记录方式相比，使用电子黑板时，则复制电子黑板上的内容用作会议录。 第二章 三星是这样开会的 第21页/共84页 将会议内容向场外的相关者传达并反映到工作中的会议文化，可以称为三星的3元会议文化。 第二章 三星是这样开会的 第22页/共84页 1. 筹划会议 3.对会议事先进行公告 第三章 三星不开无准备的会议 第23页/共84页 1. 筹划会议 为了开成高效率的会议，首先应当进行彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等），其次是主持会议的领导者的心思及号召力（尊重参加者、引导参加者的意见等）和参加者的心思及服从精神（事前讨论资料、积极协助和提出意见等）应当摆正。 第三章 三星不开无准备的会议 第24页/共84页