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国际交往礼仪与文化 主讲人: 刘伟 第 三 讲 接待的礼仪（一） 涉外人员应考虑的问题 熟悉接待基本原则 发出邀请函，或请对方发出来访函 做好接待准备 订立访问日程 确定接待规格 确定经费预算 确保安全保卫和宣传 确定赠送礼品 涉外人员应考虑的问题 合理安排食宿 重视座次排位 接待基本准则---注意身份对等 注意身份对等 体现在： 1、己方出面迎送来宾的主要人员应与来宾的身份大体相当。如此类人员由于身体不适、忙于其他事难以脱身或不在本地，应委派副手或其他身份相当的人员出面接待，并在适当的时刻向来宾作出令人信服的说明或解释，以表示己方诚意； 注意身份对等 2、在与来宾进行礼节性会晤或举行正式谈判时，必须使己方到场的人数与来宾人数基本相等； 3、在为来宾安排宴请活动或为其准备食宿时，应尽量在档次、规格各方面与来宾的身份相称，并符合客人们的生活习惯，体现东道主对客人的关心与照顾； 4、某些特殊情况下，为强调己方对宾主双方特殊关系的重视和对于来宾的敬重，特意打破常规，提高对来宾的接待规格，是可行的，但不宜多用。 接待基本准则---讲究礼宾秩序 所要解决的是商务活动中的位次和顺序的排列问题 方法： 按身份与职务的高低顺序排列：接待卸任的外方人士时，接待几个来自不同方面的代表团时，按其团长或领队的行政职务的高低排序。 按姓氏笔画排列：如果双方或多方关系是对等的，可按参与者的姓名或所在单位名称的汉字笔画多少排列。 按国家或企业名称的英文字母顺序排列。 按有关各方正式通知或正式抵达活动地点的先后顺序排列。 不进行任何正式的循序排列。 邀 约 当外宾身处境外，或外宾已在境内但希望获得邀请时，东道主应发出书面邀请，除表示欢迎之意外，也表明被邀请者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容。（为办理入境手续必备） 当外宾已在境内并不需要出具邀请函，或外方人士主动提出来访时，应要求对方发出书面的来访确认函，表明来访者的身份、访问的性质以及访问的日期和时间等内容，以便报批，并确定接待规格。 接待的准备 了解来宾基本情况 来访单位、来访者姓名、性别、年龄、籍贯、民族、职业、级别（礼宾次序）、职称、党派、文化程度、宗教信仰、生活习惯、 有关来宾的总体情况，具体人数，性别概况，组团情况以及负责人等； 来访目的、要求，具体计划等； 是否需安排食宿 日程安排 接待的准备 向主管人员汇报并通知有关部门和人员做好接待的各项准备工作 确定迎送规格 布置接待环境 做好迎客安排：安排车辆、客房、膳食，欢迎牌等 订立访问日程 恰当安排商务日程应注意什么问题？ 由于文化背景不同，各国的时间观念也不尽相同。因此，恰当地安排商务活动日程，必须了解访问国家的工作时间及假日情况，这对顺利地开展业务十分必要。主要包括： 每周工作日不同。 多数国家的工作日是周一至周五或周一至周六。但由于宗教原因，以色列的工作日是周日至周五，因为星期六是犹太教的安息日，这一天是全国法定休息日；多数阿拉伯国家的工作日是从星期六到星期四，因为穆斯林的休息日是星期五。 订立访问日程 回避节假日。 特殊的节假日情况必须清楚。例如穆斯林在斋月时的工作日程安排较宽松，这时与之谈生意万万不可操之过急。欧洲人十分重视节假日，每年都会有四至五周的休假时间，尤其是法国人常在炎热的七八月份外出度假旅游，如果这时打扰他们或打乱他们的度假安排，会令对方非常恼火。有些节假日的时间并不固定，比如斋月、复活节等同中国的春节一样，每年的公历日期都不相同，应尽量避开在这些日子里进行商务活动。 订立访问日程 上下班时间各异。 美国人的工作时间一般为8：30至16：30或9：00至17：00。中午有半小时至一小时的午餐时间。韩国人的工作时间是从9：00至18：00。意大利人从每天早上9：00工作到晚8：00，其中下午1：00至4：00为午餐时间。在欧洲上班时要全身心投入，但超时工作却不可取。在日本和中国的香港则相反，人们工作起来不分昼夜。日本的工作时间虽然规定为9：00至17：00，但为生意上的成功加班加点也是家常便饭。 订立访问日程 守时与不守时。 对多数欧洲人和美国人来说，让别人等候是不礼貌的行为，即使你的客户迟到，你也应按时赴约。而有些国家对此就不大在意。俄罗斯人在时间安排上就比较随心所欲。在中南美洲以及一些中东国家，预约也都是大概时间，按约定时间前往，你常常要等上一个小时甚至更长的时间。对阿拉伯人来说，工作远不如家庭、朋友及宗教来得重要，他们对时间的感觉是“看上帝的安排”。亚洲人很守时，他们常常会比约定时间提前几分钟到场，但菲律宾人经常迟到。 确定接待规格 按照身份对等的原则安排接待人员，不仅如此，接待规模的大小