公司公文管理制度.docxVIP

PAGE 2 公司公文管理制度 第一条 为保证公司正常的办公秩序，提高工作效率，在公司逐步建立起规范的行文程序，现对有关公文的程序和格式作如下统一要求。各项目可参照本制度制定并执行。 第二条 公文规则 1、呈报的公文应一文一事； 2、公司机构调整、人事任免、制度出台、财务权授权、经营管理等事项由董事长签发； 3、会议纪要一般不作为公文下发，因工作需要必须下发的，由会议主持人签字后方可下发； 4、所有公文一律应用公司全称。 第三条 公文格式与要求 1、公文格式，凡正式公文，一律统一格式、统一编号； （1） 对内公文的编号统一为（例）： X发字[2021]第 001 号（2021 为年，001 为该文编号） X人字[2021]第 001 号（2021 为年，001 为该文编号） X财字[2021]第 001 号（2021 为年，001 为该文编号） （2） 对外公文的编号统一为（例）： X函字[2020]第 001 号（2021 为年，001 为该文编号） 2、公文要求 公文标题：简明扼要，注明文件种类（请示、报告、信函等）。 文字内容：应简练准确，不能用大概、可能及不准确的数字反映真实事件。签发人：内部行文一律要求在编号下面公开签发人姓名。（对外公文不署签发人）公文落款：应署名承办部门，注明呈文年月日及是否急件。（对外公文不署落款） 书写要求：行文一律打印，书面干净，签发人不得用铅笔书写，不得将带有涂改的文字稿或未定稿件呈报公司领导签批。 第四条 公文管理程序 1、凡以公司名义下发的公文，由拟稿人按发文格式撰写后，交本部门经理及相关部门核对签字，公司领导签发，行政综合部负责统一编号、调整格式； 2、呈报公文的部门要主动询问报批情况。一般呈文应于两日内查询，急件应在当日查询； 3、所有公文的原件及其回复意见均由行政综合部存档，管理办法参照公司《档案管理制度》执行。 第五条 收文程序 1、凡政府有关部门的文件、函电、批复、指示等，一律由行政综合部签收、登记，并及时转交相关部门、人员审阅； 2、凡送交公司的函电，由行政综合部拆封、登记，并送公司领导或有关部门阅办； 3、董事长或总经理批阅的函电，由行政综合部转交承办人或存档； 4、以公司名义下发的文件，由部门负责人签收。 第六条 发文程序 1、以公司名义发出的函电，由行政综合部登记、编号和存档； 2、无论是收到还是发出的传真文件行政综合部均要复印留底，同时登记，以便有案可查。 第七条 附则 发生文件丢失，或传达文件不及时造成工作延误或损失的行为，参照公司《奖罚条例》进行惩罚。