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PAGE 2 公司档案管理制度 第一条 总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有 效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。各项目可参照本制度制定并执行； 2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录； 3、公文经办部门或经办人应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二条 管理部门 1、公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由行政管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导； 2、公司设立四个档案管理点，分管各类文件、资料档案。安全质量部负责工程建设过程所需各类文件、资料及制度的建档与管理；经营综合部负责工程项目招投标相关文件、资料及制度的建档与管理；财务部负责财务文件、资料及制度的建档与管理；行政综合部负责行政、人事、公文及其他文件的建档与管理，同时负责其他部门移交的重要档案、合同等文件资料的管理； 3、各部门不得随意处置各档案点管理的文件、资料及制度，由行政综合部定期归档统一处理。 第三条 归档范围 包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）： 1、管理文件：公司内部制定、颁布的规章制度，重要的会议材料（包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等），公司下发的各种通知、决定等； 2、政府文件：各级政府下发的对公司在经营活动中具有重要依据作用的各类文件，包括各类公文； 3、立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等； 4、证照文件：经营活动中产生的各种证、照文件等； 5、资信文件：验资、审计、评估、权属报告文件等； 6、合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等； 7、征地建设文件（含图纸）； 8、规划报建文件（含图纸）； 9、竣工验收文件（含图纸）； 10、技术设备文件：设备技术资料等； 11、声像信息类：集团具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。 公司对外的正式发文、与有关单位的来往文书等。第四条 收集归档 1、凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时交与档案管理部门归档，不得私自留存； 2、工程项目（设计成果）文件在形成过程中各阶段，经办人应及时对有关文字材料和图样进行系统收集，不遗漏，不丢失，保证全套资料真实、完整、齐全地向档案管理部门移交归档； 3、为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。 第五条 档案的立卷 1、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用； 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整； 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开， 文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷； 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划、合同补充协议等资料应放在针对的第一年立卷；跨年度的总结性材料放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行； 5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起； 6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》，填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首； 7、案卷封面，应逐项按规定用黑色水笔书写，字迹要工整、清晰。 第六条 档案分类编号 1、档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案调阅工作的顺利进行； 2、档案分类编号方法应考虑档案目录的编制，以方便查阅为原则。 第七条 档案保存 1、档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向公司行政负责人报告； 2、严禁无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留； 3、资料档案发生损毁丢失时，根据公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对有关责任人进行处罚。 第八条 档案借阅 1、借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续； 2、借出原件，借阅者须经部门负责人、分管副总签批后报行政综合部，重要文档借阅还需经总经理审批； 3、借阅机密性文件和绝密性文件（包括复