Excel电子表格的使用技巧.ppt

15. 两列数据巧合并 在EXCEL表格中，如果有两列数据需要合并起来，如果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入=号，然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入号，然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖动知道需要合并的数据最后一行。 16. 用快捷键设置单元格文本 在Excel中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文 本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可 以按Ctrl + B；如果要设置为斜体，可以按Ctrl + I；如果要设 置为下划线，可以按Ctrl + U。 17. 自动调整为合适的列宽 在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。 18. 绘制斜线表头 在Excel经常需要绘制斜线表头，简单的两分式的表头可以先把表格绘制好，并在需要绘制表头的单元格中单击，然后单击格式菜单下的单元格命令项，在单元格格式对话框中点开边框选项卡，然后根据绘制的需要单击外边框和下面的边框线。 19. Excel做成绩表时自动实现同分同名次 在用Excel统计成绩时，我们一般会根据成绩高低进行排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。如果数据较少，我们可以采用手动的方法将成绩相同的人员改成相同的名次，但数据较多时就很麻烦了。 经过实践，以下三种方法可以自动实现同分同名次的操作。假设有1000名考生，字段位置如下图所示。 成绩相同，名次不同 1. 使用排位函数RANK 　　 在L2单元格中输入函数“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回车后L2单元格中会出现名次“1”，然后选定L2，拖动其填充柄向下填充即可自动实现。 　　 该函数的功能是返回一个数字(上述函数中的K2，此处采用相对应用，填充时随行的变化而变化)在数字列表(上述函数中的K$2:K$1001，此处采用绝对引用，填充时不发生变化)中的排位。 数字的排位是其大小与列表中其他值的比值。该函数在使用时，即使总分没有排序，它也可以直接求出所对应总分的名次;如果总分已排过序，则数字的排位就是它当前的位置。上述函数中最后的“0”指明排位的方式，当其为 0或省略时，Excel 对数字的排位是按照降序排列的。 如果不为零， Excel 对数字的排位则是按照升序排列的。该函数对重复数的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。 2. 使用计数函数COUNTIF 　在L2单元格中输入函数 “=COUNTIF(K$2:K$1001,“”K2)+1”， 然后向下自动填充即可实现该操作。 　　 该函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。上述函数中采用绝对引用指定计算区域K$2:K$1001，名次所对应的单元格K2采用相对引用。即求出在K2:K1001区域中大于名次所对应总分的单元格的个数，然后加上1就可以得出该单元格中数值的名次。该操作不管有几个重复的，大于它的个数却是固定的，所以重复数据的名次也就是相同的了。同RANK函数一样，该函数不管是否已经按总分进行排序均可进行上述操作。 　3. 采用IF语句加COUNT函数 　　 该操作与上述两种方法不同，必须先将总分按照降序排列。然后将第一名的名次“1”输入，再在L3单元格中输入函数“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3))”，确定后向下自动填充也可实现同分同名次的操作。 　　 COUNT函数的功能是返回指定区域中数字单元格的个数。因为K列全是数字单元格，所以该总分处在第几位上名次就是几。上述语句的意思就是如果当前总分和上一个总分相同，则输入上一个总分的名次，否则执行COUNT语句，统计个数。 20. 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片 Shift键在Excel里有这样的妙处：在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴选项就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们就能把选定的单元