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　　智力、能力和智能，是既有联系又有区别的独立概念。 　　智能是指一个人的知识、智力、能力和非智力因素的综合反映。所谓的智能结构，就是由上述要素所组成的有机整体。 　　在智能结构的诸要素中，能力是中枢要素，它既是智力的检验标准，又是智能结构优化的主要目的。 　　丰富知识，发展智力，培养非智力因素，都有助于能力的提高。因此，要优化人的智能结构，就必须以能力为中心内容，并以此为目的。 能力是进行智能优化的重要内容 秘书基础与实务 第六十二页，共九十一页。 　　秘书工作的任务繁重而复杂，并具有很强的智能性。具体的工作任务且不说，仅就其重要职能而言，就有参谋咨询、辅助决策、沟通信息、协调关系、管理公文、处理事物、催办查办等。可以毫不夸大地说，哪里有领导工作，哪里就有秘书工作。领导工作有多大范围，秘书工作就有多大范围，而且随着领导工作的科学化和现代化，秘书工作的任务日益繁重，秘书工作的难度日趋增加。 　　秘书工作要适应领导工作的需要，有效地为领导工作服务，根本的一条就是不断优化秘书的智能结构，提高秘书的智能水平，其中，以提高秘书的工作能力最为重要。实践证明，一位秘书能否胜任秘书工作，秘书工作的成效如何，从根本上说取决于秘书工作能力的高低。 能力是实现工作任务的重要保证 秘书基础与实务 第六十三页，共九十一页。 　　心理学的研究表明，能力和活动是联系在一起的，只有通过活动才能发展和提高人的能力。但是，并不是所有的活动中表现出来的心理特征都是能力，只有那些直接影响活动效率，使活动的任务得以顺利完成的心理特征，才是能力。 　　这就告诉我们，工作能力的高低直接影响着工作效能的高低。如果不下功夫提高工作能力，提高工作效能便是一句空话。 能力是影响工作效能的重要因素 秘书基础与实务 第六十四页，共九十一页。 心理学知识 　　心理学是研究人的心理现象及其规律的科学。秘书人员只有具备一定的心理学知识，才能更好地了解自己，更多地了解别人。既能根据不同人的心理特点、心理需求做好工作，又能经常地进行自我心理调节，克服心理障碍，保持心理平衡，愉快而高效地进行工作。 秘书心理学 管理心理学 领导心理学 社会心理学 秘书基础与实务 第三十页，共九十一页。 礼仪知识 　　人们的言谈举止、行为方式，因民族习惯和文化的不同而有相当大的差异。 办公礼仪 民族利益 社交礼仪 各国礼仪 秘书基础与实务 第三十一页，共九十一页。 业务知识 行业业务知识 机关业务知识 办公厅（室）业务知识 秘书基础与实务 第三十二页，共九十一页。 组织机构 工艺流程 国有资产 流动资金 生产设施 原材料 能源动力 工资福利 规章制度 职工的技术水平与工种分布 科技人员、管理人员的专业与分工 产品的数量、质量、销售、市场动向 成本与利润 　　企业、事业单位的秘书人员应掌握本行业的有关知识。如工矿企业的秘书应了解本企业的： 工艺和科技发展方向 秘书基础与实务 第三十三页，共九十一页。 机构设置 隶属关系 以及诸如财政、税务、工商、农业、计划、人事、劳动、文化、教育和科技等部门的职责分工与业务范围 职权范围 　　党政机关的秘书人员应掌握本机关的有关知识。以政府机关的秘书为例，应了解政府的： 秘书基础与实务 第三十四页，共九十一页。 机构设置 部门职能 人员编制 工作任务 内部分工 工作程序 工作制度 工作手续 办公设备的使用知识 办公场所的布局和布置 办公厅（室）业务知识 秘书基础与实务 第三十五页，共九十一页。 以办文、班会和办事为主要任务的秘书工作，既具有综合性，又有一定的专业要求，它需要秘书人员具有与之相适应的专业知识。 专业知识 管理学知识 文书学知识 档案学知识 写作学知识 秘书学知识 公共关系学知识 秘书基础与实务 第三十六页，共九十一页。 管理学知识 管理的一般原理 决策的类型、依据、程序和方法 管理组织的类型、结构和原 管理机关的主要职责 行政领导的作用与职能 管理的一般方法和技术 人事管理、财务管理、信息管理等一般知识 秘书基础与实务 第三十七页，共九十一页。 秘书学知识 秘书工作的内容与要求 秘书人员的素质 秘书活动与人际关系 秘书工作的制度与方法 秘书部门的性质与职能 秘书基础与实务 第三十八页，共九十一页。 文书学知识 文书的性质与作用 公文办理的程序与要求 文书立卷的意义、要求与方法 文书的种类、格式与行文规则 秘书基础与实务 第三十九页，共九十一页。 档案学知识 档案的含义与作用 档案工作的内容（收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用）要求与方法 档案工作的原则 秘书基础与实务 第四十页，共九十一页。 写作学知识 公文和应用文的构思与写作 主要公文和应用文文种的写作方法 酝酿主题 组织结构 条理层次 语言文字 选用