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论电子档案管理在高职院校档案管理中的应用 　　【摘要】本文分析了电子档案的特点和内涵，阐述了高职院校电子档案管理的优势和必要性，在此基础上研究了电子档案在高职院校档案管理工作中的运用。 　　【关键词】电子档案；高职院校；档案管理 　　一、电子档案的特点和内涵 　　从内涵和概念上来看，电子文件为组织和企业通过计算机等电子设备进行办公过程中产生的音频、图像、图标、视频等存储信息储存媒介。电子文件有一个与之对应的储存媒介和方式：纸质媒介。在信息技术快速发展的时代背景下，电子文档产生于社会生产和社会实践的每一个环节，是具有參考价值和保存价值的文件的总称。总的来说，电子档案与传统纸质档案相比有如下典型特征：第一，作为一种依赖信息技术的数据产生和归档管理方式，电子档案需要较为先进的办公设备和软件技术作为支撑；第二，电子档案便于实现快速传递和快速分享，能够突破传统档案管理模式下信息传递的时空限制；第三，电子档案对保存环境、保存空间、保存场地的要求不高，但是对保存硬件设施、软件设施、磁场、温度和湿度却有较为严苛的要求。 　　二、电子档案管理的优势分析 　　第一，电子档案有利提升档案管理效率。计算机在信息处理能力上较于人脑来说具有得天独厚的优势，能够在很大程度上提升档案信息收集、整理和利用的效率。比如，在档案录入的过程中，传统档案工作模式下，工作人员需要用笔抄写相关内容，这需要耗费大量的时间和精力，同时还需要档案管理人员通过文字对档案信息进行储存和归档，档案管理工作的准确性也无从保证。电子档案可以精准地、高效地对信息和数据进行存储和保存，档案录入和管理工作从一项繁杂的事务性工作变为轻松的录入和管理工作，这对高职院校庞大的档案资料和档案管理任务来说显得至关重要。 　　第二，提升档案共享效果。高职院校档案管理工作是为了日常教学和日常科研工作服务的，传统的纸质档案管理模式下，档案的搜索和利用是十分麻烦和十分耗费时间的工作，需要繁杂的手续，还需要从海量的档案信息之中找到所需资料。与此同时，长距离的档案调用工作也极其不便，很容易造成档案资料的丢失和损毁，这导致档案资料的利用和共享成为难题。而在电子档案管理之中，高职院校档案管理工作可以在现代办公软件的支撑下实现便捷化管理，信息可以在很短的时间内实现共享，资源可以得到最大限度的利用。高职院校档案管理人员可以根据情况对档案进行分类，进而提升档案利用程度。 　　第三，降低档案管理成本。高职院校采取电子文档的方式进行档案管理，对档案保存环境和档案保存方式的要求就不再那么高了。纸质档案需要耗费大量的纸张，这和当前环境保护、绿色建设的要求也背道而驰。电子文档的方式进行档案管理能够实现资源节约和效率提升，能够避免档案管理工作受到自然环境的影响，档案资料能够在相对安全的环境下保存和利用。 　　第四，提升档案传递的速度。一个简单直接的例子可以说明这种情况电子档案和纸质档案的区别：如果我们需要存储3亿字的存储资料的话，纸质档案资料需要用小车来拉，电子档案资料则仅仅需要一个小小的存储卡、u盘或硬盘等，能够快速地实现档案资料的阅读和调用，效率上的差距不言而喻。因此，现代信息技术可以快速地、安全地进行档案传递，以一秒钟几兆的速度进行档案传输。高职院校档案传输工作是经常性的，在学生毕业期间，纸质资料文件传递更是频繁，纸质档案工作模式的话就需要通过邮寄的方式，在文件传输的过程中，文件丢失的情况更是频频出现、此起彼伏，给档案拥有者带来极大的不便；电子档案则在档案传输的过程中有很大的安全性和稳定性。 　　三、高职院校电子档案的建立和应用 　　（一）电子档案的建立。 　　电子档案的建立是电子档案建设的开始和起点，同时也是最为关键的一环。高职院校需要在电子档案和纸质档案的过渡之中找到一个平衡点和契合点，为纸质档案管理向电子档案管理过渡奠定良好的基础。因此，档案目录数据库中要包含文件链接、纸质文档存放地等多项信息，以便于档案使用者能够高效地查询和使用档案信息。高职院校可以通过购买软件或者自主创建的方式进行档案目录数据库的建设，购买软件可以通过向专业的开发商购买并接受培训即可；自主创建则需要遵循如下流程：指定一台配备完善的计算机进行档案管理，与此同时将c盘之外的其他分区按照档案种类进行二次分区和整理。其次，在各个重新划分的分区内进行档案目录数据库的建设，并根据档案性质进行子目录电子文件设置。再次，在日常档案管理中，要动态即时地将接收到的电子文件和纸质文件按照档案目录数据库进行分类和归纳，完成文件扫描、照相、文件处理、文件目录编写、档案分类和档案存储等工作。最后，要对纸质文件和电子文件进行进一步审核和鉴定，保证二者在内容和目录编号上的一致性，与此同时要根