文件管理程序.doc

PAGE 2 文件管理程序 1 目的 规范文件的管理，确保有关场所使用有效版本的文件。 2 适用范围 适用于管理体系有关的文件管理。 3 职责 3.1 技术中心标准化办公室负责技术标准体系的分类和编号；负责技术文件的管理；负责技术文件的标准化管理。 3.2 运营管理部负责组织《管理手册》和A《程序文件》的编写、发放和管理，并负责公司级管理体系管理性文件的管理；负责管理标准体系的分类和编号。 3.3 人力资源部负责工作标准体系的分类和编号。 3.4 企业标准体系表、技术标准表、管理标准体系表、工作标准体系表及标准明细表由各部门完善和保存。 3.5 总部办公室负责公文(包括外来公文、自制公文、一般文件……)的管理。 3.6 档案处负责所有档案文件的管理，并对公司所有技术文件资料管理进行指导和监督检查考核。 3.7 信息办负责公司网站的管理和维护，确保网络能够及时更新并安全可靠地运行。 3.8 各部门负责本部门文件的管理；并组织本部门管理性文件的编制、发放和管理。 4 工作程序 4.1文件的编号 4.1.1《管理手册》编号、《程序文件》编号、《公司级管理性文件》编号都按企业管理标准体系的编号规定执行。 4.1.2《部门级管理性文件》编号按企业工作标准体系的编号规定执行。 4.2 企业标准体系的分类和编号 4. 本公司企业标准体系分为技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系三大分体系。 4.2.2 Q/JZ. . — ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ①——公司企业标准统一编号标志。该标志由集团公司统一规定。 ②——公司及其子公司区别号（公司：A；北青公司：B；成都实业：C；柳变公司：D）。 ③——标准体系类别代号(技术标准：J；管理标准：G；工作标准：Z)。 ④——标准分类代号，用2位阿拉伯数字，具体规定见表1和表2。 ⑤——标准顺序号（01~99）。 ⑥——标准发布年代号，用4位阿拉伯数字表示。 例：Q/JZAG1501—2008　表示为公司管理标准，为信息系统开发管理标准中的第1号标准。 4.2.3 企业 Q/JZ. . — ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ①——公司企业标准统一编号标志。该标志由集团公司统一规定。 ②——公司及其子公司区别号（母公司：A；北青公司：B；成都实业：C；柳变公司：D）。 ③——标准体系类别代号(技术标准：J；管理标准：G；工作标准：Z)。 ④——部门代码，用2位阿拉伯数字，具体规定按部门编码的规定执行。 ⑤——标准顺序号（01～∞）。 ⑥——标准发布年代号，用4位阿拉伯数字表示。 例：Q/JZAZ0101—2008　表示为公司总部工作标准中的第1号标准，总经理工作标准。 4. 4.2.4.1 4. 4. 4.3 企业标准号的管理 4.3.1 企业标准号应由企业标准化常设机构统一编定和管理； 4.3.2 经勘误、修改的标准或再版、新版发行的标准，以及复审确认的标准，其标准顺序号不作变动； 4.3.3 经修订的标准，其标准顺序号原则上不作变动，仅把年份改为修订后发布的年代号； 4.3.4 若干项标准合并为一项标准，或者一项标准分为若干项标准以及被上级标准代替的标准时，原标准号应停止使用。 表1 公司企业技术标准分类号 分类号 标准类别名称 分类号 标准类别名称 J01 技术基础标准 J10 测量、检验和试验设备技术标准 J02 设计技术标准 J11 包装、搬运、贮存技术标准 J03 产品标准 J12 服务技术标准 J04 采购技术标准 J13 能源技术标准 J05 工艺技术标准 J14 安全技术标准 J06 工艺装备技术标准 J15 职业健康技术标准 J07 设备、基础设施技术标准 J16 环境技术标准 J08 检验、验收和试验方法技术标准 J17 信息技术标准 J09 标准件技术标准 表2 公司企业管理标准分类号 分类号 标准类别名称 分类号 标准类别名称 G01 管理基础标准 G10 交付安装管理标准 G02 经营综合管理标准 G11 服务管理标准 G03 设计开发与创新管理标准 G12 能源管理标准 G04 采购管理标准 G13 安全管理标准 G05 生产管理标准 G14 职业健康管理标准 G06 质量管理标准 G15 环境管理标准 G07 设备与基础设施管理标准 G16 信息管理标准 G08 测量、检验、试验管理标准 G17 体系评价管理标准 G09 包装、搬运、储存管理标准 G18 标准化管理标准 表3 公司工作标准分类号 分类号 标准