档案借阅制度.docVIP

PAGE 2 档案借阅制度 1　 目的 规范公司档案的借阅管理。 2 适用范围 适用于公司档案处管理的文书、技术、设备、基建、会计、质量、合同档案。 3 职责 3.1公司档案处负责所管理档案的日常借阅。 3.2相关职能部门负责档案借阅的审批。 4 定义 4.1借阅是指将档案从档案处借出进行使用，并在规定的期限内归还。 4.2查阅是指在档案处阅览室进行使用，档案不借出档案处。 5 工作程序 5．1 审批权限 5．1．1 文书档案：公司人员借、查阅文书档案，由申请部门和档案处领导审批。涉及敏感内容的文书档案,档案处有权征求公司办公室意见。 5．1．2 技术档案：公司所有工程技术人员允许直接查阅技术档案，借阅技术档案须经技术中心领导审批；公司其他人员借、查阅技术档案，须经技术中心领导审批。 5．1．3 会计档案：公司人员借、查阅会计档案，须经公司财务会计部领导审批。 5．1．4 基建档案：公司人员借、查阅基建档案，由申请部门和档案处领导审批。 5．1．5 合同档案：公司人员借、查阅合同档案，须经公司运营管理部领导审批。 5．1．6 设备档案：公司人员借、查阅设备档案，由申请部门和档案处领导审批。 5．1．7 质量档案：公司人员借、查阅质量档案，由申请部门和档案处领导审批。 5．1．8 公司领导可直接借、查阅上述各类档案。 5．1．9 公司外人员只允许查阅相关档案，且须持本单位介绍信，经主管该业务工作的公司领导审批。 5．1．10 北青公司、山青公司、永达公司和瑞通公司人员借（查）阅相关档案，须报主管该业务工作的青山公司领导审批。 5．2 工作流程 5．2．1 公司人员：填写《档案借（查）阅申请单》——本部门领导（或相关部门领导）审批——档案处领导复核——借（查）阅——归还 5．2．2公司外人员：填写《档案借（查）阅申请单》——公司领导审批——档案处领导复核——查阅——归还 5．2．3公司现行OA文书档案的借阅可直接在公司OA网上进行。其他档案的借（查）阅也可在OA网上进行申请。 5．3 管理规定 5．3．1 为确保档案的原始性和完好性，档案处所有档案原则上只允许查阅，确因工作需要方可办理借阅。 5．3．2 公司人员只允许借（查）阅与本职工作相关的档案，档案管理人员有权对借（查）阅的适当性提出疑义。 5．3．3 档案管理人员严格按照审批内容提供借（查）阅档案，并履行登记手续。 5．3．4 档案的查阅在档案处阅览室进行，且档案管理人员必须在场。 5．3．5 借（查）阅档案人员，严禁私自拆分档案、在档案上涂改、故意损毁档案，如有违反，按每处50元进行罚款；借出的档案，借阅人员应履行保管职责，对出现档案遗失等情况，应及时向公司档案处报告，由档案处报请公司总部进行处理；借阅人员不得将档案私自复制或转借他人，一经发现，处以200——500元罚款，并报请公司总部进行处理。 5．3．6 档案的借阅期限为15天，特殊情况应在《档案借（查）阅申请单》中注明借阅期限，并说明理由。借阅人员应自觉在借阅到期前归还档案，逾期不还者，按每天10元进行累计处罚。超过借阅期限15天，仍未归还档案，由档案处报请公司总部进行处理。借阅到期时，如需继续使用所借档案，应及时到档案处办理续借手续，续借不进行重新申请。 5．3．7 公司人员因离（退）休、工作调动、辞职等原因离开公司，应将所借档案归还档案处，并由档案处签字认可，否则人力资源部不予办理相关手续；公差、休假时间超过15天者，必须将所借档案归还档案处。 5．3．8 涉密档案的借（查）阅，按公司《国家秘密载体管理制度》相关规定执行。 6 相关文件 无 7管理记录 7.1《档案借（查）阅申请单》 8工作流程  附件 档案借（查）阅申请单 申请人 所在单位 申请原因 档案类别 档案名称 申请单位审查意见 签名： 年 月 日 业务主管单位审批意见 （公司领导审批意见） 签名： 年 月 日 档案处复核意见 签名： 年 月 日 备注 注：1、超期借阅须在“备注”栏内注明借阅期限及原因。 2、如需复制档案，须在“备注”栏内注明，并说明原因。 3、审批意见栏必须注明是否同