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1 - 7 - PAGE 公司声像档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为加强和规范公司声像档案管理，特制定本制度。 第二条 本制度适用于公司及所属各部门。 第三条 声像档案是企业在生产经营和各项重大活动中形成的、形象直观的对国家和企业有重要保存价值的历史记录。声像档案以感光材料、磁性材料为载体，以音像为主要反映方式，主要表现形式有照片、底片、录像（音）带、光盘等声像制品及文字说明。 第二章 职 责 第四条 公司办公室负责声像档案的归档和保存管理，负责对所属各部门的声像档案工作进行检查指导。 第五条 声像档案形成部门负责对需要归档的声像资料进行收集、整理、编辑，定期向档案部门移交归档。 第三章 声像档案的收集与归档 第六条 归档范围 一、记录公司重要工作进程、反映公司重大工作成果的声像资料。 二、领导视察、检查、调研、会见、工程典礼等重要活动的声像材料。 三、党代会、职代会、团代会，以及重要工作会议，专业会议的声像材料。 四、重要的宣传、展览、以及表彰劳动模范、先进生产（工作）者和优秀党员等声像材料。 五、荣获的奖状、奖旗、奖杯、证书照片等有纪念意义和凭证性的实物的照片。 六、反映公司精神文明建设，职工文化生活的获奖的声像材料。 七、历届主要领导人的照片。 八、铁路行车、设备、重大事故、大事故、自然灾害等事件中形成的声像材料。 九、其它具有保存价值的声像材料。 第七条 凡是形成声像档案的部门，都应按归档范围的要求，在声像档案全部或阶段形成之后，立即收集齐全，整理完毕后，想档案部门移交归档。任何单位和个人都不得据为己有或拒绝归档。 第八条 归档的声像材料必须是原版原件，底片无磨损，无划伤，图像清晰，音质良好。 第九条 声像档案归档份数，原则上要求一份（照片档案包括底片和文字说明） 第十条 声像档案归档时应履行归档手续，移交单位要编制移交目录一式两份。移交双方各执一份，以备查考。 第四章 声像档案的整理与立卷 第十一条 声像档案的整理和立卷应遵循其自然形成规律，保持声像材料之间的有机联系，便于保管和利用。 第十二条 档案部门要对已归档的声像档案进行系统的整理、排列和分类，分别以卷、册、盘、盒组成保管单位。 第十三条 声像档案的分类编号由种类、分类、属类代号和案卷流水号四部分组成。具体的分类编号方法是：种类代号采用汉语拼音字母；分类编号采用汉语拼音字母及阿拉伯数字两项内容组成。属类代号应填写形成年度或项目代号。声像档案按归档顺序分类编案卷流水号。 第十四条 照片档案的照片和底片，要统一张号。其张号的位置，从相册内右侧，第一张底片口袋右上角开始编起。照片档案每个保管单位内的项目、专题内容，应按形成时间顺序排列。每一组照片将标志照放在首张，以便区分项目或专题。 第十五条 电子文件的存储格式： 一、电子文件类别代码：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体连接文件；P—程序文件；D—数据文件。 二、光盘的文件格式：XLS、DOC、JPEG。 三、用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，通用格式为：MPEG、AVI。 四、用音频设备获得的声音文件，通用格式为：WAV、MP3。 第十六条 文字说明编写方法 一、文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等，文字简洁、语言通顺，准确揭示和概括照片的内容和全部信息 ，主要人物要标明位置。时间用阿拉伯数字表示。 二、大照片的说明可另用纸书写，一同保存。 三、光盘（会议录音类）的文字说明应包括讲话内容、讲话人姓名、职务、讲话排序、讲话计时、录制日期、录制人、密级等。 四、光盘（大型活动摄影类）的文字说明应包括主要内容、制式、语别、密级、规格、放映时间、录制时间、录制人等。 第十七条 声像档案保管期限：应视其内容的重要程度、时间、可靠程度、有效性等因素划定保管期限（可参照纸质文件保管期限）。 第五章 声像档案利用与统计 第十八条 档案部门应编制声像档案总目录和分类目录及各种必要的检索工具，为利用者提供方便。 第十九条 要建立档案利用效果登记制度，随时收集利用中的信息反馈，不断改进声像档案管理，更好地为各项工作服务。 第二十条 声像档案一般不得借出。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借 (只能用拷贝提供利用) 。未经主管领导批准任何部门人员不允许擅自复制电子文件。 第六章 声像档案保管、鉴定和销毁 第二十一条 单独保管的声像档案，其库房必须配备专用柜和空调设备。库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防温、防潮、防有害气体等安全措施。 第二十二条 声像档案库保存的温度为14-24℃;相对湿度为45%-60%;声像档案应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁带盒与盒的间距不小于3mm。 第二十三条 对磁性