设计院经营部管理流程.docVIP

设计院经营工作管理流程 设计院经营部门的工作主要可以分为 6 大板块：对外和客户进行 业务交流，合同管理；对内下达任务单，对项目进度和计划进行监督 协调；对项目外包单位进行管理；对全院的产值进行计算统计，形成 各种报表；对全院质量管理进行控制等。 一、编制目的： 本流程用于规范设计院设计项目的追踪、联系、洽谈、承接等经 营活动，分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各 阶段，旨在通过经营管理工作的系统化、程序化、标准化和数据化， 达到规避企业运行风险、提高工作效率的目的。 二、适用范围： 本流程适用于设计院承接的全部工程项目。 三、具体内容及要求： （一）信息收集管理 1 、初始信息获取的渠道包括但不限于：国家及省市国土、规划、 建设、发改委等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、 个人关系网络、相关社会资源（如老客户、招标代理单位、各类咨询 单位等），对有关政策、招投标项目等信息及时汇总，逐级上报。 2、为了保证项目承揽的连续性，各设计所、经营人员及设计人员 应及时将有关客户信息包括单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总 至经营部，建立客户数据库，便于业务联系和回访。 1 信息 收集 筛选 阶段 信息 跟踪 阶段 项目 确认 阶段  信息跟踪处理流程 院长 分管经营领导 经营部 信息收集 信息登记（项目规审查 模、信息来源、合作单位基本信息） 确定一般和重点跟踪信息及项目跟踪负责人 审查 审查 对项目进行跟踪 与建设方进一步接洽 达成意向性合作协议 通过 未通过 签订 查找 设计 分析 合同 原因  其它部门 其他部门 配合跟踪 其他部门配合（人员、车辆） （二）投标项目管理 1、招标信息获取后，经营部应组织总工办、设计所等有关部门对 设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价，确定方案设计人员， 确保投标项目的准确性。 2 、在准备投标资料过程中，特别是介绍信、授权委托书（法定代 2 表人证明书），建设单位名称、工程名称、有效期、授权人及被授权人 名称与身份证号码、授权范围、无受贿证明材料等应认真核对，确保 正确无误。 3、设计人员应在接到招标文件后，及时展开设计工作，按照符合 性、完整性、准确性的原则，编制满足投标文件需要的设计资料。项 目负责应做好相关资料的收集、整理及归档工作，并做好相关工作记 录。资格预审文件、招标文件、投标文件（含经济标、技术标）、图纸、 补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。 4、按照谁购买、谁负责的原则，妥善保管相关收据，并负责退还 图纸、收回押金。 项目投标阶段控制流程 院长 分管经营领导 经营部 其他部门及相关人员 审批 组织购买招标文件 总工办、设计所 负责编制技术标 组织招 经营部组织编 预算负责编制经济 投标 标文件 制投标文件 标 评审 阶段 财务部开保证金 支票及保函等手 审定 审批 办公室负责后勤保 经营部负责最后汇总投标文件，并最 障及车辆调度 后检查，检查无误后，装订密封，安 排参加开标的人员 投标 结果 开标后，经营部组织相关人员对投标结 分析 果进行总结，分析、汇总。 资料归档 阶段 3 （三）合同管理 1、合同评审及审批要求 （1）严格执行合同评审，在经营部初步签署评审意见后，经设计院分管副院长审批同意后，方可签订。重要合同须经院长审批。 （2）合同管理部门审查的重点是：?对方当事人的主体资格和履约能力。? 合同条款内容的完备性、合法性。?合同应履行的审查手续。 （3）财务部负责经济合同有关账款的收缴工作。 2、合同的签订 （1）合同由双方负责人签订或由经双方负责人授权的委托代理人签订。签订合同应由签约人签字，注明日期，并加盖合同专用章。 （2）必须核对对方资信、履约能力等问题后，方可签订合同。 （3）对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。 （4）合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。 （5）合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，不留空格、空行，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。 （6）合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。 （7）法律、法规规定或者各公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。 3 、合同归档 （1）建立合同管理档案及合同台帐，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，按年度装订成册。 （2）合同签定完毕，合同承办人要在三个工作日内及时将合同材料（如合同文本及分合同文件、合同评审记录、审批文件、合同变更等与合同有关的资料），交给经营部统一管理，长期保存。 4 （3）对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按本公司档案管