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管理体系与业务工作脱节问题及对策 作者：ISO管理体系 摘 要：梳理总结管理体系与业务工作脱节的主要表现和危害，分析原因、提出解决思路。 关键词：管理体系问题、结合融合 近年来，许多单位都实施了质量安全环境管理体系，取得了一定成效，在提高管理水平、提升产品和服务质量、保障人员和设施安全、减少污染和改善环境方面都起到了积极作用。但是在实际运行过程中也有许多问题亟待解决，其中管理体系要求与实际业务工作相互脱节现象比较突出，有些单位只是从形式上建立实施了体系，但其管理的内涵和实际水平尚未达到标准认证要求，体系运行的有效性大打折扣。本文主要从问题表现及原因分析入手，对解决脱节问题提出了几点思考。 1脱节问题的主要表现及危害 管理体系与业务工作脱节问题最直接的表现就是“做的与写的”、“写的与做的”均不一致，也可以说是言行不一。具体表现形式主要有三个方面：管理体系与日常管理分离、避重就轻选择性实施管理、不平衡的实施管理体系。比如有的单位在迎接审核时所用的体系文件与日常实际使用的不一致，应付检查时组织人员编写一套管理体系的文件，制造一批应付审核的证据，目的就是为了“认证”，而把该遵循的规章制度束之高阁。有的单位在建立体系之初，总是试图删减那些执行起来有困难或者直接效果不明显的，但是由于理由不够充分而又不能完全删减，所以在实施过程中，执行者采用了分别对待的办法。还有的单位体系没有做到全员参与，大部分员工站在与己无关甚至是对立的立场上，认为以前自己的一套东西足以完成好工作任务，体系的“建、运、控”成了个别领导和少数人的“独角戏”。 一个单位在建立体系之初，或者因为客观原因发生重大修订时，可能会暂时出现脱节现象，但是如果长期存在脱节现象的话，其危害是明显的。最直接的后果就是，体系要求不能真正得到贯彻执行，体系有效运行成为空谈，这种情况必然造成大量的人力、物力和财力的浪费，其长远的影响是员工对管理体系工作愈加不重视甚至反感，使体系工作不能深入，管理无法得到加强【1】。特别是在建立质量安全环境一体化管理体系后，与单位已有管理模式的有机融合将成为趋势，而多体系综合管理的难度和复杂程度都大大提高，如果不能有效地克服脱节现象，其造成的危害会越来越大，各级人员开展工作的主动性、科学性和自我改进意识也会不同程度受到影响，甚至对本单位管理制度的严肃性以及工作作风造成损害。 2脱节问题原因分析 管理体系与业务工作脱节现象比较普遍，在各单位都不同程度地存在，原因简要归纳为以下四点。 2.1 管理体系本身的复杂性 一些单位实施的正规化管理，与管理体系的思路基本相同，都是规范化管理，但二者在侧重点和实现形式上却有很大的不同。正规化的侧重点是日常管理，强调的是标准化、经常化、统一化，包括操作流程、物品摆放、设备设施的维护保养、各项管理制度等，建立“一劳永逸”的规章制度来规范我们的行为标准，通过督促检查强制性地实施规范，以达到规定的标准。而管理体系的侧重点则是对顾客需求、管理过程、产品实现过程、监视和测量过程的识别和理解，强调的是体系的适宜性、有效性和持续改进，以文件的形式覆盖质量管理的全过程，通过PDCA循环发现不足，不断改进和完善体系，以增强满足顾客要求的能力。无论是内涵还是外延，管理体系的内容都更系统，更完善更注重过程间的联系，所以做起来更加注重全局性和协调性，体系本身对体系工作人员能力的要求就比较高。 2.2 机械地套用致使管理体系缺乏可操作性 一些单位为了更加“符合”管理体系的要求，通常逐字逐句地研磨标准条款，想尽一切办法将每一条款的每项内容与单位工作联系起来，有些联系显得较为牵强。为了在审核中少出不符合项，对于所有工作和任务，无论是复杂的还是简单的，都是标准最高化，要求最大化，过程最全化，没有结合本单位的实际情况具体分析，没有分门别类地识别和确定所需的过程。于是就造成了这样一种局面，如果所有的过程都严格按照体系文件的要求去办，各级领导整天都要忙于各种评审和审批；如果不严格按照体系文件的要求去办，就可能出现不符合项。这样，很多证据只能“造”，逼迫一些部门和人员去“补”，逐步脱节。 2.3 平淡的效果使管理体系缺乏吸引力 管理体系的效果不明显是许多人对此不支持甚至反感的主要原因。单位的生产和服务等活动，可以说基本都满足顾客要求和适用的法律法规要求，而且，通过多年的努力，能力和水平也有了长足的进步。然而，如果理性地思考一下就会发现，满足的程度是不同的，进步的幅度也是有大小之别的。标准要求的高度是没有尽头的，管理体系追求的是：使组织具有能够提供满足更高标准要求的产品的能力，通过体系的循环应用取得大幅度的进步。如达不到管理体系的应用效果，就无法让人们真心实意地相信体系、建立体系、实施体系。而“支撑技术”的缺乏和目前脱节的突出问题，使得管理体系没有明显的改进效果，甚