采购过程和信息流程.pptVIP

采购定单就其样式和在公司内的传递路线而言各不相同。不过，任何实用的采购定单所必备的要素有：序列编号、发单日期、按受定单的供应商的名称和地址、所需物品的数 量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款，以及对定单有约束的各种条件。 1、包括那些当侵犯别人专利时，保护采购方不受诉讼的连带责任的条款 2、包括有关价格的条款，Eg:如果定单中没有指明价格,那么,在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下,所购物料的价格不应高于上次支付的价格 第三十页，共六十九页。 3、包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款 4、明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果 5、指明拒受物资后，如果购买方再次采购会重新发出定单 6、详细描述质量要求以及质量保障控制方法 7、如果所发货物在定单指定日期没有到达，允许取消定单。 8、指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况 第三十一页，共六十九页。 9、有些条款涉及货物数量，即关于实际装运数量多于或少于所定货物时如何处理。在某些行业中，很难控制一次生产产出的数量（例如，印刷业），这时，产量在一定限度内的超量和不足都可以接受。10、涉及到对公司有特殊利害关系的事件的条款，例如有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。 第三十二页，共六十九页。 采购定单传递路径： 采购定单 供应商 采购定单 （副本S） 采购定单 原件 采购定单 副本 供应商返还副本表明接受合同 第三十三页，共六十九页。 采购定单 副本（S） 采购部门 供应商 　　　 　　 会计部门 仓储部门　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　收货部门 表明接受意见条款 填出收货方面各项数据 发货承诺、发票及运输 第三十四页，共六十九页。 采购定单保管和归档 （1）采购定单保存关键：需要这些文件的时候可以轻而易举的找到。（将相关的文书附在一张定单副本上） （2）采购定单归档 一份按采购定单编号顺序保管 ① 另一份与相关的采购申请和往来信件一 起，按供应商名字顺序保管 一份按供应商名字顺序保管 ② 另一份应该从供应商那里收到接受函的期 限归到期票据记录簿中 第三十五页，共六十九页。 跟踪和催货 一、跟踪：对定单所作的例行追踪，以便确保供应商能够履行其货物发运的承诺。 作用：保证采购质量和交货准时性 发生问题后采购方可采取相应的行动 要素：定期检查物资生产进度 对正在生产的物资进行质量技术检测 适用范围：关键的、大额的或提前期较长的采购事项 方法：电话、计算机及网络（质量跟踪调查表 ） 二、催货是对供应商施加压力，以使其履行最初所做出的发运承诺、提前发运货物或是加快已经延误的定单涉及的货物的发运。 第三十六页，共六十九页。 货物的接受和检验 一、货物接收的基本目的 1、确保以前发现的定单所采购的货物已经实际到达 2、检查到达的货物是否完好无损 3、确保收到了所定购的货物数量 4、将货物送往应该到达的下一个目的地以进行储存、检验或使用 5、确保与接受手续有关的文件都已进行了登记并送交有关人员 第三十七页，共六十九页。 二、接收货物后支付款项的理由 1、发票直到折扣期快终止的时候才到，有时甚至折扣期后发票才到 2、如果没有进行检验，对任何物料进行货款支付都是不明智的 3、不论如何，通常所采用的把货物装运日作为开票日的做法应该改变，折扣期的起始日应该是发票或货物的接受日中较晚的 三、支持不必等待货物的到达、检验和接受物料，对发票进行支付的理由 1、财务上的收益可能很大 2、不能享受现金折扣反映了采购方信用状况不佳 3、如果供应商声誉良好，即使货款已经支付，物料出现了问题双方也可以圆满地加以解决 第三十八页，共六十九页。 结清发票，支付货款 一、结清发票的程序——采购部门核查发票 主要程序为：1、进行审核和必要的更正后，原始发票送交财务部门保管，直到采购部门授权支付款项； 2、发票的附件由采