信息交流控制程序.docx

文件名称 文件名称 信息交流控制程序 文件版本 A/0 生效日期 文件编号 XX 页码 XX 第 1 页 共 4 页 文 件 分 发 明 细 文 件 分 发 明 细 正本存放 文控中心 分发形式 □副本发放 □仅电子档 发放范围： □总经理室 □财务部 □业务部 □生产部 □品质部 □资材部 □人事行政部 □研发部 □文控中心 文 件 修 订 记 录 文 件 修 订 记 录 文件版本 修订日期 修订页次 修订摘要 修订人员 修订批准 文 件 签 署 记 录 文 件 签 署 记 录 编制/日期 审核/日期 标准化/日期 批准/日期 文件名称 文件名称 信息交流控制程序 文件版本 A/0 生效日期 文件编号 XX 页码 XX 第 2 页 共 4 页 目的 确保公司内、外信息能及时、畅通传递与交流，掌握公司内部管理动态及相关方要求，确保管理体系 的持续有效运行。 适用范围 本程序适应质量环境信息的内、外沟通、传递与管理。 职责 管代负责公司内部及外部沟通事宜的审批及管理工作。 研发部负责公司管理体系信息交流的全面管理。 研发部负责配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供领导和有关部门参考。 人事行政部负责相关部门的外部沟通。 各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合研发部和人事行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。 主要工作流程 外部沟通 外部信息的来源 认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息； 管理方针通告给相关方； 对质量、环境、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系； d．相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影 响的处理，伤亡事故的上报等； 行业技术信息； 上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息； 供方和其它分承包方的信息。 环境监测等有关的信息； 与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。 外部信息沟通 关于法律法规的信息主要由行政中心获得，下发各部门； 各部门在日常业务中也应注意获得； 上级行政部门传达的信息由公司人事行政部统一接收 人事行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息； 来自相关方的信息由各相关部门接收； 各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息；如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传； 信息传递方式： 可以电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流； 文件名称 文件名称 信息交流控制程序 文件版本 A/0 生效日期 文件编号 XX 页码 XX 第 3 页 共 4 页 信息交流的途径和形式可以是口头、书面文件、资料讨论、电子媒体、电话、小组简报、 各种会议、布告栏、合理化建议、培训、内部刊物及各种媒体等方式予以传递，确保内部、外部信息交流与沟通畅通。 外部沟通职责和信息处理 不需在公司内部进行交流与协调处理的，在获取信息后及时给予答复。 需要内部交流协调的相关信息处理： 信息接受部门在登记后立即填写《信息反馈单》并向研发部汇报，研发部负责召集相关部门进行情况调查和处理，并将处理结果反馈给信息提供者。 如果是有关重要环境因素的投诉信息，人事行政部协助相关部门对投诉情况进行原因分析， 各部门进行处理。还应在处理后，将投诉情况、调查情况和处理及答复情况及时记录并反馈给 投诉者。 当监测或检查结果出现不符合时，按《不符合和纠正措施控制程序》的要求处理；政策、 法律法规、标准类信息由人事行政部和研发部等相关部门负责收集、更新及处理，详见《合规性及合规性评价控制程序》及《文件控制程序》。 由资材部与材料供应方、废物收购方、运输等相关方进行沟通,在第一次与供方合作时应向 供方通报本公司的质量、环境方面的要求，如：公司的管理方针\顾客关注的质量问题,质量方 面的技术交流及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法 律、法规等，向相关方进行宣传，当发现进货物资存在质量安全问题时，与供方进行沟通，并在需要时对其施加影响。 业务部负责与顾客的联系，对来自上述投诉处理详见《客户投诉管理程序》，如对方有要求时，应在一周内予以解决和答复。 由研发部与技术监督局等有关的监督部门进行沟通询问对本公司的要求； 4.1.4.10 与产品质量有关的其他组织，由业务范围内的部门进行沟通。 内部沟通 内部信息来源 管理方针、目标、指标及管理方案分解、指令传达、完成情况的检查监测记录。 重要环境因素和环境表现信息。 人员资格水平和（或）职责及权限分配信息； 监测和测量的信息。 不符合与纠正方面的