01质量文件和档案管理制度.doc

文件编号 MC－XZ－02 文 件 名 称 版 次 A/0 公司员工管理制度 页 次 第 PAGE 6页/共 NUMPAGES 7页 生效日期 2021-06-30 有限公司 文件编号 MC－XZ－01 文 件 名 称 版 次 A/0 质量文件和档案管理制度 页 次 第 PAGE 3页/共 NUMPAGES 3页 生效日期 2021-06-30 审 批 表 编制人/日期 版 本 号 A/0 审核人/日期 受控状态 受控 批准人/日期 生效日期 2021-06-30 编 制 部 门 综合部 颁发部门 综合部 分 发 范 围 ?总经办 ?综合部 ?生产部 ?品管部 ?技术部 ?业务部 修 订 记 录 版次 修订摘要 制订/修订人 制订/修订时间 A/0 首次发行 2021-06-30 1.目的 为使公司的文件资料及档案管理有章可循，特制定本规定。 2.适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3.职责 综合部负责本制度的实施，各部门按照本制度执行。 4.工作程序 4.1收集范围 4.1.1 公司经营活动中与外单位的来往信件、合同、协议。 4.1.2 会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等。 4.1.3 公司的请示与上级批复文件。 4.1.4 公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。 4.1.5 公司成立、合并、撤销、更改名称、股东会决议、董事会决议等相关文件资料。 4.1.6 公司制定的章程、制度等文件材料。 4.1.7 公司营业执照、税务登记证等重要文件。 4.2档案保管 4.2.1 公司各类文件应由公司文控专人保管。 4.2.2 保管人员需根据文件内容及其历史关系，合并整理，分类保存。 4.2.3 档案保管人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。 4.2.4 库藏文档要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。 4.3档案借阅 4.3.1 借阅档案必须先在《文件复制、借阅、查阅记录》登记，由部门负责人签字。 4.3.2 借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改。 4.3.3 借出的档案要注意保密，不得将档案带入私人场所，不得让无关人员翻阅。 4.3.4 借阅的档案应如期归还，如因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。 4.3.5 归还档案时，由档案保管人员当面查点清楚，并在《文件复制、借阅、查阅记录》上及时注销。 4.3.6 凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。 4.4档案销毁 4.4.1 经确定需销毁的档案，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。由档案保管人员登记《文件销毁记录》。 4.5档案保密 4.5.1 档案保管人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。 4.5.2 不得传播、议论有关机密问题。 4.5.3 档案资料不准带到公共场所。 4.6相关文件 《文件控制程序》 MC-QP-01 4.7相关记录 1.《文件复制、借阅、查阅记录》 2.《文件销毁记录》