电子档案管理基础知识讲义.pptVIP

第一节 电子档案的存储和保管 电子档案存储与保管原则 1.要保证电子档案载体物理上的安全。 2.要保证电子档案内容逻辑上的准确 。 3.要保证电子档案的原始性。 4.要保证电子档案的可理解性。 5.要对电子档案载体进行有效的检测与维护。 第六十二页，共一百零八页。 第二节 电子档案的利用和销毁 电子档案利用的特点 1.不再受“孤本”限制。 2.具有良好的复用性。 3.可以采用交互式利用。 4.电子档案的可操作性使利用者可以把获得的 信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要 的信息产品。 5.可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地 利用成为可能，消除了利用者的地域隔阂。 第六十三页，共一百零八页。 第二节 电子档案的利用和销毁 电子档案提供利用的方法 （1）提供拷贝 （2）通信传输 （3）直接利用 第六十四页，共一百零八页。 第二节 电子档案的利用和销毁 电子档案的利用管理 1.使用权限的审核 2.拷贝的提供与回收 3.利用中的安全措施 第六十五页，共一百零八页。 第二节 电子档案的利用和销毁 电子档案的销毁 1.可重复使用载体上的电子档案的销毁应 确保电子档案及相关电子信息的不可恢 复性删除。 2.一次性使用载体上的电子档案的销毁应 将载体彻底销毁。 第六十六页，共一百零八页。 第三节 管理电子档案的设备与技术 再生性技术保护 再生性技术保护指将技术过时的载体上的信息适时地转移到纸或缩微胶片上，不再使用电子计算机软硬件读出。 第六十七页，共一百零八页。 第三节 管理电子档案的设备与技术 建立电子计算机技术档案馆 建立电子计算机技术档案馆，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时技术记录在载体上的信息内容。这种方法要广泛收集、保管过时技术的全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。 第六十八页，共一百零八页。 第三节 管理电子档案的设备与技术 仿真 是制造一种运行过时硬件及其软件的软件。在这个软件中对某一硬件与软件的模仿，使得认为原来的软硬件在形式上仍然可用。利用这种方法来挽救过时技术的当时记录，从技术上看虽然是可能的，但实际工作中还有很多问题，加兼容性不可靠、仿真器的耐用性维护等。 第六十九页，共一百零八页。 第三节 管理电子档案的设备与技术 拷贝和迁移 拷贝是在原来的技术环境下定时重写信息数据，防止由干记录载体理化性能变化而引起的信息丢失。 将数字信息从一种技术环境转换到另一种技术环境（包括硬件和软件）上的复制称为迁移。 第七十页，共一百零八页。 第六章 电子档案全文检索工具 第一节 概述 第二节 属性 第三节 元素 第四节 范例 第七十一页，共一百零八页。 第一节 概述 是 的简称，中文含义是“编码档案描述” 或“档案置标著录”，其本质是全方位描述电子档案的通用标准格式。 通过定义一套标准规则来描述档案特征信息，以使这些信息能以与平台无关的方式被查询、检索、显示和交换。可以实现电子档案的鉴定、管理及检索等功能，并能够促进多种检索工具之间的完全交换与互操作。 第七十二页，共一百零八页。 第一节 概述 的构成 正式文件由4部分组成：（1）文件类型定义（ ）：对内容和结构进行定义，是的主要部分；（2）标签库（ ）：一份按字母顺序排列的标签名（ ），并对每一标签功能进行简短的描述；（3）使用指南：介绍最基本的标签的使用；（4）实施概要：由工作小组制定，针对不同馆藏的图书馆档案馆提供相关的元素组合和合适的标识层次。 第七十三页，共一百零八页。 第一节 概述 的特点 首先，档案管理员不依赖任何软件供应 商或其它外部的组织为他们设置 或维护这个标准。 其次，有广泛的需求者。 再次，非常灵活。 第七十四页，共一百零八页。 第一节 概述 应用实践 1.美国遗产实际档案计划 2.美国博物馆计算机网络网站 3.加利福尼亚博物馆和联机档案计划 4. 加利福尼亚联机档案() 计划 5.图书馆研究组() 第七十五页，共一百零八页。 第二节 属性 大多数的元素都有其属性。属性可用元素所标志的内容命名，也可以根据被标志的内容赋与不同的属性值。属性可以有一个