集团公司公文管理规定.pdfVIP

集团公司公文管理规定 1 目的 规范公司内的行文程序，加强对公司内文件的管理。 2 范围 适用于集团公司内部文件、外报材料、编号下发文件。 3 程序活动 3.1 内部文件要求 3.1.1 为提高效率、节约费用，推广无纸化办公，凡集团公司 内部文件，无需领导签批意见的（包括：例行报告、报表、工作汇 报等）及无需书面存档的，一律通过 0A 系统按流程上报或下发；上 报文件需领导签批的，如可通过 0A 系统实现，也应通过 0A 系统完 成。 3.1.2 上报文件需公司领导签批且无法通过 0A 系统实现的，可 采用书面形式报批。 3.1.3 内部文件格式要求 3.1.3.1 内部文件用纸一般采用国内通用的A4 纸，应根据文件 内容合理调整边距并安排版面。文件图文区用字一律使用简体中文， 字体为宋体。文件应当从左至右横写、横排。文件的书写必须使用 规范的汉字，不能使用异体字和繁体字。正文字体为四号字，主题 部分采用加粗三号字，主题应居中。标点符号、字体、数字以及计 量单位使用要准确规范。 3.1.3.2 公司内部上报文件应当附有页眉，用五号字填写，内 容分为以下几部分：上报部分（填写上报公司某某领导或某某具体 人员）；发放部分（公文需要发放的，填写发放相关单位或具体单位 名称）；份数部分（根据实际上报或发放情况填写份数）；页数部分 （按文件页数标注）。 3.1.3.3 文件结尾应在右下方用加粗四号字标注本单位、部门 简称或全称以及文件完成的时间，由本单位/部门领导审核并签字确 认。 3.1.3.4 文件的页码与装订。文件应当用阿拉伯码标注页码， 页码号应位于文件的中下部或右下部，单页文件也可不予标注；文 件一般在左上角或上方正中装订，注意装订不要压住文字，装订应 符合档案保护的要求。 3.2 对外发送函件或报送材料要求 3.2.1 对外发送函件应采用集团公司统一设计的有企业标志的 A4 幅面信签和传真纸（在 0A 系统中可下载使用），格式参照本规定 3.1.3,不需添加页眉页脚。对外报送或传真文件应当标明致送单位 或部门的名称，并标明受致送人，外报材料内容要主题明确，落款 要注明单位或部门名称、日期和联系方式等，需加注姓名的要同时 明确担任的职务。除签名需手写外，一律采用打印字体。 3.2.2 对外发送函件需加盖公章的，需经总裁办盖章并编号后 方可发送。 3.2.3 涉及可能发生法律纠纷的对外函件（如对外发送律师函 或答复对方的律师函，涉及货款纠纷、产品质量问题等的往来函件）， 需经分管副总裁、法务办、总裁办审核后方可发送。 3.3 下发文件要求 3.3.1 范围 规章制度、人事任免、调价通知、日常通告、临时性通知等。 3.3.2 职责 集团公司所有需要下发的文件必须经总裁办审核、编号后方可 下发执行。 3.3.3 格式 3.3.3.1 规章制度：参照制度模板。 3.3.3.2 人事任免、调价通知、日常通告、临时性通知等均参 照 4.2 内部文件格式要求。 3.3.4 编号 3.3.4.1 规章制度编号：CLGC-ZD—XXX0 3.3.4.2 人事任免编号：总裁办字（年号）第 XXX 号。 3.3.4.3 调价通知编号：CLGC-TJ-XXX。 3.3.4.4 日常通告、临时性文件等短期有效文件不需编号。 3.3.5 归档 规章制度、人事任免及调价通知文件由总裁办统一归档。 3.4 文件审批程序 3.4.1 内部文件：单页报批文件直接传递，多页报批文件应附 有《阅读文件意见表》。报批文件应明确报送范围，注明审批流程。 3.4.2 编号文件：按发文审批模板及流程填写和办理。 3.4.3 文件应当按照由下至上的顺序逐级报批，严禁越级报批。 3.4.4 文件接收人员需认真审核，对于不符合上报格式要求、 未严格执行报批程序的文件予以退回，并不得流转至下一程序。如 有特殊情况，文件签批后需要重新变更内容的，应当按照文件报批 程序重新签批，严禁自行更改。 3.4.5 各级领导在审批文件时需遵循以下原则：及时处理，不