现代文书档案管理方案分析.pptVIP

四、档案的鉴定 1、鉴定工作的内容： 2、档案保管期限表 （1）定义：用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。 （2）结构：顺序号、条款、保管期限（永久、长期、短期）附注、说明 第三十一页，共七十二页。 (3)档案保管期限的划分 国家档案局《文书档案保管期限表》（1987） 保管期限（永久、长期、短期）已被以下文件取代： 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过、自公布之日起施行。 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 第三十二页，共七十二页。 3、档案鉴定工作的制度和程序 （1）制度： 制发鉴定档案的标准文件； 档案鉴定工作的组织领导：“三结合” 鉴定小组=有关领导+业务人员+档案人员； 销毁档案的批准和监销制度 （2）鉴定方法：直接鉴定法 （3）销毁清册 第三十三页，共七十二页。 五、档案的档案的编研与利用 1、档案的编研 （1）内容：编辑档案史料和现行档案文件汇编，编辑档案文摘汇编，编写档案参考资料。 （2）现行档案文件汇编和档案文摘汇编的主要种类： 法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报、学术论文文摘汇编、科技成果文摘汇编、专题档案文摘汇编等 （3）档案参考资料的主要种类： 大事记、组织沿革、专题概要、会议简介和统计数字汇集。 第三十四页，共七十二页。 2、档案的利用 （1）档案利用服务工作的含义：通过一定的方式方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 “档案利用”——档案部门 “利用档案”——利用者 (2)档案提供利用的基本途径和方式 档案提供利用的途径:提供档案原件;提供档案副本或复制品;提供档案信息加工品. 第三十五页，共七十二页。 档案提供利用的方式: 阅览服务； 外借服务； 展览与陈列服务； 制发档案复本服务； 制发档案证明服务； 档案目录信息服务； 档案咨询服务。 第三十六页，共七十二页。 六、档案的统计与保管 1、档案的统计： （1）定义：以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。 （2）步骤：统计调查、统计整理、统计分析。 （3）内容：档案数量和状况的统计；档案利用的统计等 2、档案的保管（略） 第三十七页，共七十二页。 第三部分：电子文件管理 ◆电子文件概述 ◆电子文件管理 ◆电子文件的鉴定与归档 ◆电子文件保管与利用 第三十八页，共七十二页。 第三部分：电子文件管理 一、电子文件概述 1、电子文件的概念 电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 具备文件构成三要素：内容、背景、结构。 第三十九页，共七十二页。 2、电子文件的种类 （1）文本文件 （6）声音文件 （2）数据文件 （7）程序文件 （3）图形文件 （8）“多媒体文件” （4）图像文件 （9）“超文本文件” （5）影像文件 第四十页，共七十二页。 3、电子文件的特点 （1）信息的非人工识读性 (2) 系统依赖性 (3) 信息与特定载体之间的可分离性 (4) 信息的易变性 (5) 信息存储的高密度性 (6) 多种信息媒体的集成性 (7) 信息的可操作性 第四十一页，共七十二页。 二、电子文件管理 1、电子文件管理原则 （1）全程管理原则 （2）前端控制原则 （3）集成管理原则 （4）动态管理原则 （5）注重效益原则 第四十二页，共七十二页。 2、电子文件的管理模式 （1）机构内部管理模式：统一管理；一体化管理；双套制。 （2）档案馆管理模式：分布式；集中式。 （3）数字档案馆：是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为对象的有序的信息空间和开放的环境。 第四十三页，共七十二页。 3、电子文件管理的法规、制度与标准 （1）目前暂与纸质文件、档案管理的共用标准 《档案著录规则》（18—1999）《档案分类标引规则》(15418—94)《归档文件整理规则》(22—2000) 第四十四页，共七十二页。 （2）电子文件管理特有的标准 《磁性载体档案管理与保护规范》（15—1995) 《电子文件归档与管理规范》 (18894—2002，2002/12/04，2003/05/01) 《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》 （17678.1—1999） 《电子文件光