秘书的群体心理概述.pptx

第十一章 秘书群体心理;了解群体普通概念和群体基本功效； 了解秘书人员发挥个人作用与发挥群体作用 相互关系； 掌握秘书群体心理结构优化基本要求。 ; 办公室工作效率取决于秘书群体相互配 合，受着部门关系状态影响。 只有搞好秘书人员之间关系，形成一个 结构合理、配合良好、工作协调秘书群体， 才能发挥出整体效能。;第二节 秘书群体心理 结构优化 ;第一节 秘书群体及其结构优化; 办公室内秘书群体配合情况是影响秘 书相互之间关系主要原因。结构合理秘 书群体，能增强相互间合作关系，树立起 秘书班子群体形象，提升单位声誉。 一个心理结构合理秘书群体，能够相 互取长补短，产生最正确整体效能。;一、群体普通概念 ;　　广义群体 ——群体是由某种社会关系联结而成， 含有独立特征，从而能与其它人群及个人区分 开来聚合体。 　　狭义群体 ——群体是介于组织和个人之间，由共同 目标联络在一起，组员之间有直接与稳定交 往和心理依附关系，含有集体归属感，受其它 组员及整体影响一群人。;　　小型群体基本特征： 第一，组员必须有面对面联络，行为上相 互作用、相互影响； 第二，在心理上彼此意识到对方，保持直 接思想沟通； 第三，含有共同 认可行为规范； 第四，含有共同群体目标； 第五，组员数目普通不超出20-30人 。 ; 群体按形成方式不一样，可划分为正式群体与非 正式群体（见图11-2）。;　　正式群体： ——依据目标、任务需要，经过上级组织和职 能部门决定成立而组建起来群体。 　　非正式群体： ——自然或自发形成、无正式要求、组员地位 与角色以及权利与义务都不明确，也无固定编制群 体。 群体功效就是落实执行组织任务，协调群体 组员之间关系，满足组员合理要求。这些心理需 求主要包含：取得安全感、满足友情需要、满足自 我确认需要、满足自尊需要、增加自信心、增加 力量感等。; （一）什么是秘书群体 秘书群体又称为秘书班子，是对秘书人员所组成 工作群体称呼。它是为确保领导班子工作顺利 开展而建立起来一个专门化工作群体。 依据单位规模大小不一样，办公室秘书人员数 量也不一样。普通来讲，办公室秘书人员数量与单位 规模基本成正比。; 秘书群体结构优化有利于塑造单位形象 秘书群体结构优化有利于发挥秘书群体 整体效能 秘书群体结构优化有利于提升秘书个体 工作效率。; （一）秘书群体结构优化标准 异质结合标准 秘书处于单位中枢神经位置，秘书班子 以异质结构组合为主，才能形成搭配合理、运 转高效工作群体。; 群体结构从组合特点上可分为同质结构和异质 结构（见图11-3）。; 系统组合标准 　　系统内部结构是否合理，系统各要素是 否形成协力，各要素是否按系统整体配合要 求进行组合，是影响 系统整体效能关键。 　　必须认真探讨秘 书群体结构优化基 本路径。; 梯形年纪结构 　　从总体上讲，秘书群体年纪结构要与领 导群体年纪结构相适应，即是在平均年纪上 不应超出领导群体平均年纪。 　　一个办公室中，能够形成老、中、青相结 合梯形年纪结构，就能够相互取长补短，进 行较合理组合搭配（见图11-4）。;图11-4 梯形年纪结构; 合理知识能力结构 各层次秘书群体应该依据工作任务不 同，按百分比将秘书群体知识和能力结构进行 科学组合（见图11-5）。 举例：企业秘书群体必须掌握相关生产经 营、企业管理知识，才能尽快熟悉企业生产 经营方面业务，在起草工作计划、总结时符 合要求。;图11-5 合理知识能力结构; 互补性别结构 　　为了更加好地完成各项职能，秘书群体必须建立互 补性别结构，将男女秘书合理组合（见图11-6）。; 完整角色结构 秘书群体角色结构，是指秘书组员角 色职位结构，即秘书人员工作分工情况。 　　实现秘书群体结构优化，必须考虑秘书 群体角色分工情况，要做到人尽其才，岗位 职责明确，提升秘书群体工作效率。;第二节 秘书群体心理结构优化 ; 秘书群体要确保高效能地进行工作，就必 须具备优化心理结构。 　　优化心理结构，就是要求办公室全部组员 在认识、情感、意志、气质、性格、能力及动 机、理想等心理品质上要有良好涵养，含有 较强适应性，使办