园林绿化工程资料管理内容与流程.pdf

- 园林绿化工程资料管理内容与流程 一、作为资料员首先应清楚资料员的工作职责与工作内容： （一）资料员工作职责 (1)资料员应及时收集、分析市场信息，加强对园林绿化工程资 料的现代化管理。 (2)及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料，做好园林 绿化工程资料收发、运转、管理等工作，做到文件资料管理规*、完 整。 (3)掌握施工技术质量资料的归档要求；积极参与施工生产管理， 做好资料的管理和监控。 (4)做好工程图纸的收发和审核，对工程资料和工程图纸等进行 独立组合案卷与归档。 (5)处理好各项公共关系，包括与业主、项目经理、技术主管， 上级主管部门以及其他相关部门的关系，同时还要处理好与档案管理 部门的关系。 （二）资料员的具体工作内容 1．工程资料的收集 (1)资料员收集工程资料必须及时，必须保持与实际施工进度同 步。 (2)园林绿化工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中。资 料员应参加甲方组织的例会、项目管理人员工作会议等，及时掌握施 工管理信息、便于对资料的管理和监控。 . z. - (3)资料员对收集到的资料应认真审核；不符合规定的，应返回 施工单位予以修改或重做。 (4)对分包单位必须提供的施工技术资料，从项目经理、技术主 管到资料员应严格把关，所提供的资料不符合要求的，不预结算工程 款(包括对供货单位)。 (5)资料员对收集到的资料应及时整理、立卷与归档。 2．工程资料的保管 (1)园林绿化工程资料的存放和保管方法根据公司规定的档案管 理办法进行保管，并必须符合档案管理的有关规定。 (2)园林绿化工程档案库应按公司档案管理规定和要求建立，并 报请本地档案管理机构组织档案管理验收。 (3)工程档案保存必须安全、清洁，并做到“六防”，即防火、防 盗、防虫、防霉、防尘和防光。 (4)园林绿化工程资料应按相关规定移交、归档。项目通过竣工 验收后，一个月内交公司档案室；按有关规定和时限移交城建档案馆； 按合同规定的时限提交业主。 (5)借阅工程资料时，必须履行相关手续，且不得损坏或遗失。 (6)工程资料的收回、销毁按公司和本地档案管理的有关规定执 行。 3．工程资料的登记 (1)工程资料收发登记。无论是收回文件，还是发放文件，资料 员应对这些文件进行逐件登记，并备案，以便于管理。 . z. - (2)工程资料借阅登记。工程资料整理归档完毕后，由于工作的 需要，单位领导或工作人员经常需阅*件文件资料，资料员应建立资 料登记簿，详细列出借阅文件的时间、供阅人、借阅目的及归还日期。 (3)工程资料传阅登记：在文件处理过程中，如文件份数少而需 要多人阅读或须知道文件精神的人数较多，则需要传阅文件，因此要 建立文件传阅登记制度。 4．工程资料的复印 (1)园林绿化工程资料一般不得复印，但下列文件除外：非文件、 投标标书、票据、凭证、少量一次性非常规表格等以及非复印不可， 又具有应急性、单件性或少量性的其他资料。 (2)园林绿化工程资料的复印由资料员统一管理；凡是受控文件 不得擅自复印，必须复印应经主管领导批准。 (3)需要复印的文件材料，应预先考虑其使用前景，适当增加文 件存数，避免临时突击复印。 (4)工程资料一般做四套，移交城建档案管理机构一套，移交建 设单位保存一套，监理单位一套，施工单位一套。除移交城建档案管 理机构的资料为原件外，其余三套可为复印件，但一般需要盖章的资 料最好都盖红章，以免复印的资料章印不清楚。 5．项目部印章的管理 (1)印章是项目部对内对外行使权利的凭证。使用项目部印章必 须严格执行上级的有关规定和印鉴管理规定。 (2)使用项目部印章必须登记齐全、完整，必须详细登记用印时 . z.