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合理制定工作计划 学会说“不” 提高工作效率 有效利用时间的技巧 江苏城市职业学院 第三十页，共六十二页。 有效利用时间的技巧 长话短说的电话 拒绝不速之客打扰 简短高效的会议 江苏城市职业学院 第三十一页，共六十二页。 有效利用时间的技巧 正确授权 美化办公桌 江苏城市职业学院 第三十二页，共六十二页。 所谓计划，即指未来行动纲领的先期决策。 制定计划的步骤： (1)确立目标； (2)探寻完成目标的各种途径； (3)选定最佳的途径； (4)将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项； (5)编排每周或每日的工作次序并加以执行； (6)定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。 31 江苏城市职业学院 第三十三页，共六十二页。 培养说“不”的能力 如果你从来不懂得拒绝工作，导致工作量超出负荷 时，你的工作品质势必会大受影响。所以，要学会说“不”。 NO！ NO！ NO！ 31 江苏城市职业学院 第三十四页，共六十二页。 拒绝拖延 1、要有能力辨认事情的重要性。 2、不要产生自我幻觉。 3、不要认为遇到压力才会有最好的结果。 4、习惯先做较难的事情，后做较简单的事情。 5、工作时间的估算要切实际。 6、不要贪求过多。 7、不要搁置工作。 31 江苏城市职业学院 第三十五页，共六十二页。 应对不速之客 1、解决的方法 （1）延后处理。 （2）把访客转交给别人。 （3）另外安排时间。 2、回答问题 （1）简明扼要。 （2）长话短说。 32 江苏城市职业学院 第三十六页，共六十二页。 阻绝干扰 集合所有电话 32 江苏城市职业学院 第三十七页，共六十二页。 会议冗长只会让与会者厌烦。开会务求简短高效。 32 江苏城市职业学院 第三十八页，共六十二页。 及时清理桌面，释放工作空间 。 文件过滤归类放好。 33 江苏城市职业学院 第三十九页，共六十二页。 授权是指将一个管理者的职责内的任务转移到一个部属的身上，在托付完成工作的同时，也一并授予他完成任务所需要的权限与责任，但管理者保留并承担其管理行为责任，这是不能授权的。 江苏城市职业学院 第四十页，共六十二页。 授权的原则 ： (1)尽量及时的授权 (2)明确分配工作，必须了解下属的能力与才干，说明“做什么”，而非“怎样去做” (3)授予权力的同时要提供资源 (4)注重成效 (5)由简至繁，循序渐进向下授权 (6)授权者仍然要承担责任 (7)坚持适度原则 江苏城市职业学院 第四十一页，共六十二页。 授权的类型 ： （1）下达指令型 （2）充分信任型 江苏城市职业学院 第四十二页，共六十二页。 二、时间管理的方法 江苏城市职业学院 第四十三页，共六十二页。 （一）6点优先工作制 （二）帕累托原则 （三）麦肯锡30秒电梯理论 （四）莫法特休息法 （五）最新的时间管理方法--GTD 江苏城市职业学院 第四十四页，共六十二页。 6点优先工作制 把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推…… 45 江苏城市职业学院 第四十五页，共六十二页。 帕累托原则 在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。 江苏城市职业学院 第四十六页，共六十二页。 Ⅳ第四象限 不紧急 不重要 Ⅲ第三象限 紧 急 不重要 Ⅱ第二象限 不紧急 重 要 Ⅰ第一象限 紧急 重要 重要 　 不重要 紧急 　　　 不紧急 四象限分析法 江苏城市职业学院 第四十七页，共六十二页。 四象限法解析 Ⅳ 忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 Ⅲ 造成干扰的访问、电话 信件、报告 某些会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事 Ⅱ 准备工作 预防措施、价值观的澄清 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 增进自己的能力 Ⅰ 紧急状况 迫切问题 限期完成的会议或工作 紧急 不紧急 重要 不重要 江苏城市职业学院 第四十八页，共六十二页。 偏重第一类事务的结果 Ⅰ 结果： 压力 筋疲力尽 危机处理 忙于收拾残局 Ⅱ Ⅳ Ⅲ 江苏城市职业学院 第四十九页，共六十二页。 江苏城市职业学院 时间管理能力 江苏城市职业学院 第一页，共六十二页