会议服务流程讲义.pptVIP

会议服务流程 1 第一页，共三十七页。 培训目标与任务 ·提高服务质量 ·操作更加规范化 ·增进部门之间的了解 2 第二页，共三十七页。 会议服务工作流程 会前准备 会中服务 会后收尾 3 第三页，共三十七页。 会前准备 了解会议基本情况 会议桌的要求 物品摆放 场地布置 4 第四页，共三十七页。 了解会议基本情况 所需要的会议器材和必需品 会议室的预订情况，做好协调工作 检查所需品是否到位 会议名称及会议时间 5 第五页，共三十七页。 6 了解会议基本情况 1.会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习 惯，付款方式和收费金额等。 2.联系工程、PA等相关部门做好协调工作。 3.安排一名专职负责人与主办方负责人联系、全程跟盯会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有准备会场不确定之处及时与此会议销售经理联系。 第六页，共三十七页。 7 会议桌的要求 1.服务员根据会议的类型、性质、人数，结合会议室的具体情况安排会场布局，台型要比例协调、美观。 2.会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适；台昵平整无污垢，无破损、无皱褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无皱褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线。 3.同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物。 第七页，共三十七页。 8 会议桌的类型 1.教室型(Classroom Style)（即课桌式） 教室型主要适用于授课等需要用笔记录的会议。 通常用会议长条桌（IBM长183CMX宽45CMX高76CM）进行摆放，后面再放一排宴会椅。 第八页，共三十七页。 会议桌的类型 9 2 剧院型(Theater Style)一般用于人数较多，不需作记录的会议，如报告会（如为报告会，主席台一般会就坐领导，需做VIP的招待），一些大型会议，新闻发布会，新品发布会或观看表演等。一般由主席台和宴会椅组成。根据客人需要可在第一排位置处放上一排桌子，要注意留出通道。 第九页，共三十七页。 会议桌的类型 10 3. U 型台（U Shape Style）U型台一般为需要使用幕布，投影等的说明会或项目说明会等。此种台型也是有IBM、台裙和宴会椅组成，空位处可放绿色植物进行装饰。 第十页，共三十七页。 会议桌的类型 11 4. 回型或董事会型（Boardroom Style）回型或董事会型主要是针对公司内部研讨会，董事会或座谈会等。通常回型由IBM 、围裙和宴会椅组成。如客人需要可将会议桌两头加上两个半圆形，使桌面更美观。董事会型是在回型的基础上中间再加上宴会桌进行填充，桌子上可放小型花进行装饰。 第十一页，共三十七页。 12 场地布置 主席台 听众席 第十二页，共三十七页。 主席台 13 舞台裙:舞台前部外围用深红色或黄色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 条幅及背景： 根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。 投影幕及投影仪：会前1小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提 前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议至少提前1小时调试完毕。 会议主题或欢迎词： 根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词，要求： 色泽醒目，字体大小适当，字型美观，间距合适，烘托气氛。 第十三页，共三十七页。 听众席 14 会议桌的摆放 椅子 台昵 音响及电线 第十四页，共三十七页。 15 物品准备 准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。 一般会议摆台必须有纸夹、铅笔、矿泉水、直筒杯、毛巾托、纸巾碟、清口糖等，也可视客人要求摆茶杯、烟缸等。 确保物品干净整洁，无破损。特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备 第十五页，共三十七页。 16 会议桌的摆放 课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之间的通道应宽敞点（一般大于 2 米）。用2—3 张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米；竖排桌子中间至少留出3 条主要通道，每条通道宽度应在1.5—2 米之间。 第十六页，共三十七页。 17 椅子 课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。