《贝佐斯如何开会》第四章-下.pdfVIP

4 亚马逊式的外出会 在公司外组织会 的好处 在我刚开始为中小企业提供管理咨询服务时，不少公司在实践过 头脑风暴和外出会议之后都有耳目一新的感觉，尤其是外出会议。 外出会议指的是远离公司环境举行的会议。对于在外资企业供职 过的人来说，这种会议形式是比较常见的。如果要在办公室开一个时 间较长的会议，总免不了被这样那样的事打扰：不是有谁要回工位上 接电话，就是有谁临时被叫走。如果换个环境开会，就能让大家专注 在会议的议题上，尽可能排除一切干扰，这就是外出会议诞生的初 衷。 这种会议形式多用在为企业做重要规划的时候。企业领导人、各 部门主管，再加上从各部门挑选的一些骨干成员，为了让这些企业中 的核心成员聚集在一起，为公司来年的计划、业务方针做决策，拿出 具体想法，做出细致的企划案，就需要组织一次外出会议。 在亚马逊供职期间，我负责的业务由4个分支组成：供应链、仓储 管理、运输、客服。我们每年都会召开一次中长期战略会议，与会者 包括各个分支的总裁和副总裁，其下各个部门的总监、总经理，以及 一些中层干部。每年开会，我们都在那须或小田原附近选择一家酒 店，会期持续两天一夜或三天两夜，参加人数都在20到25人左右，如 果有高管要到场传达公司经营方针，与会人数还会有少量增加。此 外，各部门也会各自组织外出会议。 外出会 不是观光旅游 外出会议选址的首要条件是要能有一个让大家聚在一起进行讨论 的空间。如果会期超过一天的话，场地就必须具备住宿条件。理想的 外出会议选址能让与会者在头脑风暴中发现平时注意不到的点子，听 到平时听不到的建议。 现在，很多企业都会租下民宿或校园作为会议之用，一些风景优 美的地区也新增了许多时髦的场地，配备投影仪、白板等商务用途的 设备，还提供各种商务服务，吸引外企和初创企业的使用者。 但要注意，一定不要将外出会议和公差旅游混为一谈。 外出会议的初衷是要寻求一处与外界隔绝的环境，就算在市区里 找一家酒店或包下一间会议室，只要能营造出一个相对封闭的环境， 都可以达到外出会议的目的。只不过，如果会议选址离办公室太近， 那一旦公司里有什么事就一定要回去处理，与会者要是有放心不下的 事务也会忍不住跑回公司去，这就很难从平时的工作状态中抽离出 来。所以为了达成会议的目的，也为了让与会者远离 日常事务，还是 要改变物理环境，创造出相对隔绝的空间。 不仅要外出，还要离线 在外出会议中保持离线状态也是很重要的。所谓 “离线”，就是 要关掉手机、合上电脑，让自己百分之百地投入到思考和讨论之中。 具体来说，在从早上9点开始到晚上5点结束的全天会议中，要将 手机调至关机或静音模式，原则上不接听任何来电。回邮件也只能在 茶歇或午餐后的自由时间进行。只有这样才能摒除干扰，让与会者与 日常工作保持距离。 当然，在公司的会议室里也能保持手机和电脑关机。外出会议的 优势在于离开了平时办公的环境，氛围上的改变能给人带来新鲜的刺 激。尤其在需要创新思维的时候，改变环境是一种有效的方法。 调整好物理环境 在外出会议的现场，调整好物理环境也是非常重要的。譬如说， 桌椅摆放的形式就可以影响讨论的效率，是围成一个大圈，还是分成 几个圆桌，这些都要根据会议的内容进行安排。 此外，每个与会者在会议进程中的体验都很重要。因为会议成效 如何完全取决于与会者能否充分进行思考，专心参与讨论。 作为组织者，当然要尽可能排除干扰与会者思考的各种因素，但 有时追求与世隔绝也会带来不便，甚至连买瓶水的地方都没有。所 以，饮料、便当、茶点等物资一定要事先准备充足。 外出会议的成败就藏在这些琐碎的细节里，安排好这些细节就是 会议组织者最重要的职责。 案例 亚马逊最大型的外出会 亚马逊全球运营及客服部门的年度会议是公司里最大型的外出会 议。会场在美国西雅图市，会期持续三四天。与会人员包括全球运营 分支的副总裁、总经理、总监，以及经过选拔的高级经理，共有300人 左右。 最初公司规模不大、人数不多的时候，这一年度会议是在公司总 部举行的。但随着公司规模的扩大，参与者达到300人之多，总部的办 公室容不下这么多人，只能租下酒店的大型宴会厅来举行会议。通 常，中午之前的议程是各种主题演讲，下午则分组进行讨论，有时也 会在公司里进行参观学习。 5 亚马逊领导层的集训营 借助集训营磨炼领导能力 外出会议不仅可以作为创意发掘会议的特殊形式，也是有效的集 训模式。 我在亚