《贝佐斯如何开会》第二章-上.pdfVIP

第二章 亚马逊的会 资料制作规则 引言： 会 资料决定了会 的成败 如果连一份资料都没有，只是把一群人召集起来进行讨论，这样 的会议似乎叫人难以想象。就算真有这样的会议，恐怕也很难让人期 待它能有什么高效产出。 没有会议资料，就无法让与会者共享相关信息，比如讨论的主题 和 目的，以及作为讨论基础的各种数据和前提情况，等等。如果在信 息不全的状态下展开讨论，那开会就不过是把所有人聚到一起说说 话、做做样子而已。 开会少不了会议资料，想要把会开好，就得从高质量的会议资料 做起。 所谓 “高质量的会议资料”，并不是资料 内容绝对正确那么简 单，必须满足以下几个条件： ·清楚写明会议的主旨和目的； ·让人能在短时间内轻松读完； ·无论谁在何时阅读，都能获取完整信息。 为了在开会时用更短的时间做出更准确的决策，准备会议资料时 就要力求满足以上这几个条件。亚马逊的会议资料制作规则或许能给 大家提供一些参考。 1 会 资料要以文章形式呈现 亚马逊的会 资料不能只写要点 PPT是一种常见的会议资料形式。主讲人先把要点列成条目，开会 时用投影仪展示给所有人。这种资料准备起来比较简单，呈现给听众 的也都是经过精心整理、条理分明的内容，所以绝大多数企业和组织 开会时都会用到PPT。 然而，亚马逊的会议资料基本上不会以PPT的形式制作，也不会只 列出要点。 亚马逊规定，会议资料要 以文章形式呈现。因此，主讲人多用 Word文档撰写资料，提前打印出来，开会时分发给与会者。世界顶尖 的互联网企业竟然要求用书面文章的形式准备会议资料，是不是多少 让人有些意外？ 不仅如此，这些资料通常是在会议开始时分发的，与会者不必事 先预习。因为亚马逊认为，高质量的资料必须让人当场读完就能迅速 理解。 为什么亚马逊不允许会议资料只列出要点或以PPT的形式呈现呢？ 如果只写要点，与会者在理解上下文时容易出现主观差异。更重 要的是，主讲人在陈述时常常会对要点背后的深度思考进行拓展性说 明，但对与会者来说，会议过后要想再记起这些细节是非常困难的。 试想一下，你还能详尽地回忆起上周某次会议上的具体内容吗？ 举个例子，假设PPT资料上写着“要提供最好的客户体验”，具体 措施只在当天由主讲人 口述。虽然与会者都能在现场听到详细的说 明，但若是 日后想对照着资料再次讨论，或是有未能列席会议的同事 想参考这份材料，情况将会如何呢？大家会说 “当时确实是这么讲的 吧” “是说要采取这样的措施吧”……这样只凭记忆做出主观解释， 很可能无法传达资料上真正的想法。一旦产生误解，就算一开始只是 失之毫厘，随着时间推移也有可能谬以千里，造成最终结果的巨大差 异，无法达成当初的目标。 在人数不多的小型企业，因为同事们每天都能见面，对公司的状 况比较了解，对彼此的思维模式也比较熟悉，就不太容易发生上述情 况。但随着公司逐渐壮大，同事之间见面的机会慢慢变少，也就无法 频繁地相互确认想法了。 亚马逊还处在小型初创企业阶段时，贝佐斯也不怎么担心内部沟 通问题。那时开会也用PPT，只写要点。但在逐渐成长为国际大企业的 过程中，公司职员和业务相关人员不断增多，内部沟通也更加困难。 于是，贝佐斯在2006年左右定下了规则，会议资料不能只写要点，要 以文章形式呈现。 贝佐斯本人每周要看几十份资料，他应该比任何人都更清楚 “只 写要点”带来的问题。 PPT会降低会 的效率 用只写要点的PPT作为资料，除了在传达内容时可能出现偏差之 外，还存在别的问题。 用PPT撰写会议资料是比较容易的。主讲人不用在意页数，只要把 自己想说的要点列在PPT上就是了。等到开会当天，对着PPT进行口头 说明，不想说的内容也可以当场跳过。这样的会议资料就算临时抱佛 脚糊弄一下也能完成。 撰写大量文字材料却是一项艰巨的任务。要让文章既严谨连贯， 又短小精悍、切中要害，主讲人必须在动笔之前考虑到整体性，以免 让人在阅读时遇到前后逻辑不通的情况，行文过程中也必须再三斟酌 用词，不断增删信息，力求完善。 我猜想，贝佐斯之所以规定会议资料要以文章形式呈现，就是希 望员工不要跳过这样仔细研究和推敲的过程。 会 资料的内容比形式更重要 在制作PPT时，常常会为了追求美观而花时间加一些动画效果。明 明只是几个要点，也要一条一条地展示，以凸显视觉冲击力。 贝佐斯最讨厌