档案管理制度.doc

档案管理制度 一.总则： 1、随着公司承建的工程项目日益增加，为了加强和做好这些工程项目档案资料工作，使之与建设工程同步开始、同步进行、同步验收特制定本制度。 2、本制度主要依据： 《中华人民共和国档案法》 《科学技术档案工作条例》 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 《建设项目（工程）档案验收办法》 《电力工业企业档案分类规则》等国家及专业标准 3、公司工程建设档案主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程中形成的文字材料、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式与载体的文件材料。 4、公司各部门、全体员工应按照本制度的要求，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。 二、设备仪器档案管理 （一）、设备仪器档案的归档要求 1、计经部负责公司设备、仪器文件资料的收集、积累、整理、组卷，并向档案室移交。 2、外购的重要设备、仪器开箱时，由档案室参加验收，并接收随机文件。 3、设备、仪器鉴定使用用后，要将全部文件资料移交档案室。 4、设备、议器在使用和维修过程中形成的文件资料和图纸，由计经部收集、积累整理后，向档案室移交。 5、归档的设备、仪器档案必须完整、准确、系统。 (二)、设备仪器档案管理 1、设备、仪器档案是公司档案的重要内容之一，任何部门或个人人都不得将归档的技术文件或图纸据为己有，必须由档案室集中统一管理。 2、设备、仪器档案由档案室负责进行系统管理，分类编目、登记、上账、保管。 3、定期检查设备、仪器档案，确保档案与帐卡一致。定期（2-5年）对设备、仪器档案进行鉴定，剔除无保存价值的部分。 （三）、设备、仪器档案的利用 1、为做好设备、仪器档案的利用工作，由档案室编制必要的检索工具。 2、借阅一般设备、仪器档案，管理人员根据借阅者工作需要，办理解借阅手续后，即可借阅；借阅重要设备仪器档案，必须由公司办公室主任批准，方可借阅。 3、做好设备、仪器档案库藏和利用的记录统计工作。 三、会计档案管理 （一）、会计档案管理内容和要求 1、本公司的会计凭证、会计账簿、会计报表及其它有保存价值的材料均应归档。 2、会计档案由财会室指定会计人员进行整理组卷，划分保管期限，归档的会计档案必须做好完整、真实、准确。 3、每年形成的会计档案在会计年度终结后，可由财务室保存一年，期满 后，由财务室编制，移交清册（一式两份），主管领导签字盖章后向档案室移交。 4、档案室对接收的会计档案，原则上保存原件封装。 5、对归档的会计档案进行科学分类，编制案卷目录，建立检索工具，以方便检索。 (二)、会计档案的借阅和利用 1、查阅档案，须经财务室负责人和办公室主任的批准并办规定手续后，方可查阅。 2、查阅人员不得将档案带出档案室，如遇特殊情况须公司主管领导批准后方可借出。 3、查阅档案时不得损坏、丢失、泄漏、禁止在原始凭证上画涂，作标记或折叠。 四、人力资源档案管理 1、人力资源档案由公司办公室按归档范围收集、整理向档案室移交。 2、档案室有权向公司员工索取任免考核、晋升、技术职称等，收集有关员工个人的奖惩等资料，使员工档案材料完整齐全。 3、人力资源档案原则上不外借，如有特殊情况可以例外，但查阅者必须在《查阅档案审批单》上说明理由，主管领导批准后方可借出。 4、查阅档案的人员必须严格遵守保密制度，不准将查阅档案的内容泄漏，档案不准转借、涂改、污损或在档案上作标记，未经批准不得抄录及复印。 五、实物档案管理 （一）实物档案的构成 实物档案是本公司各项工作取得成绩而受到市、局及以上奖励，获得的奖品、奖状、奖旗、奖牌、证书等。 （二）实物档案的归档案要求 1、应归档的实物档案交公司中办公室登记陈列保管。 2、公司办公室每年根据需要将无需陈列的实物档案向档案室移交。 3、归档的实物档案要完好无损，任何单位和个人未经有关领导批准，不得将实档案毁坏，私留或转送他人。 （三）实物档案的管理 1、设列专门的柜架保管。 2、对保管的实物档案要定期清点和防尘，特别注意防光、防虫保证实物完好无损。 3、对归档案的实物档案要定期进行鉴定，无保存价值的实物档案进行销毁及转赠时，必须由审查小组审查，公司领导批准。 六、档案室管理 （一）、档案的借阅 1、因工作需要到档案室借阅各类档案时，均需办理借阅手续，填写借阅档案审批，方可借阅。 2、外单位人员查阅档案室，凭单位介绍信经领导批准并办理借阅手续后，方可查阅。 3、档案如需外借时，应经公司领导批准，借阅者与管理人员当面清点份数及页数。 4、查阅档案时，查阅人员均不得随意涂污、标记、修改或损坏档案，未经允许不得摘抄、照相或复印档案内容。 5、借阅者归还时，管理人员必须逐页逐卷清点和检查，经确认无误后办理注销手续。 （二）档案的管理 1