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档案电子化管理系统 创新成果推广申请书 成果名称 业务档案电子化管理系统 成果申报单位 成果承担部门 /分公司 项目负责人姓名 成果研究 成果类别* 业务服务创新 业务服务优化 类别* 关键词索引(3,5个) OCR 业务档案 单据 扫描 识别 应用投资 成果版权归属单位 对企业现有标准规范的符合度: (按填写说明 3) 目前现有业务档案管理都以手工为主，手工稽核归档，手工记录档案的保存位 置，不方便业务受理单的查找，如果处理用户投诉，需要查找几个月以前的业务受 理单，所发的时间将让客户难以忍受，甚至可能导致客户投诉升级。通过该系统， 可以快速方便定位到业务受理单的物理存放位置，缩短业务受理单查找时间，从而 提高客户满意，提升投诉处理效率。 成果简介:简要描述成果目的和意义，解决的问题，取得的社会和经济效益。 项目的实施重点是从业务角度出发，完善业务单据在管理流程，利用日渐成熟 的OCR 技术和大型图像信息存储检索技术，实现业务单据的电子化管理和检索，降 低纸质受理单保存时限，从而达到降低受理单归档保存成本，方便受理稽核、缩短 受理单调档时间、提高工作效率的目的。 通过在区域中心和营业厅添置高速扫描仪，将客户签字的受理单扫描，形成电 子单据，并通过 OCR 技术，自动获取单据上的用户号码和受理流水号。这样就可以 通过电子方式保存和查询相关受理单的电子档案信息，方便投诉处理和受理单稽 核，并提供受理单的分类管理功能，包括保存期限设置、纸质单据保存位置查询， 过期数据清理、扫描差错处理等管理功能，达到降低保存费用、提高效率的目的。 各区域中心和营业厅定时将纸质业务档案统一通过高速扫描仪形成电子图片文 档，并与用户号码、受理流水号关联。在稽核和投诉处理时通过业务档案电子化管 理系统查询受理单电子档案，如需要，通过档案确认纸质受理单归档位置调阅纸质 受理单。通过这种方式，解决了以前人工查找速度慢的问题，提高了工作效率和客 户满意度。同时在扫描过程中，会与BOSS系统进行比对，保证所有经BOSS受理需 客户签字的业务单据都会扫描入库，保证了业务单据的完整性。 1 应用效果:描述成果在本公司的运行方案、取得的效果、推广价值和建议等。 目前该系统在市区部署试运行。根据运行效果，在打印出的受理单右上角信息 模块符合要求的情况下，每分钟可扫描识别12,15张，且正常识别率达到95,以 上，四鹤营业厅每天业务受理量约为800张，故每天扫描所发时间约为60,70分 钟，而四鹤营业厅的受理量占整个市区的50%以上。 为了将纸质业务受理单转化为电子业务受理单，每天需要额外增加一些人力实 现扫描。但从长期看，通过该系统，可缩短了客户投诉时查找纸质受理单的时间， 加强业务受理单的规范化管理及保存，提示客户满意，是有实用价值的。 在推广过程中，需要注意的是要规范前台营业受理单打印质量，包括识别信息 模块的位置、行间距，及信息清晰程度等，否则将影响识别质量。 文章主体(3000字以上，可附在表格后):根据成果研究类别，主体内容的要求 有差异，具体要求见表格后的“填写说明4”。 附录一 主体内容 中国移动福建公司南平分公司业务档案电子化管理系统，是针对现有纸质业务 档案的保管、查找、稽核不便而提出的一种改进方案。 在本项目实施以前，纸质业务档案的管理，是纯人工的管理方式，档案按日期 和类型分类，定期由各营业厅收集，装订后存放在档案室。由于档案量巨大，又没 有电子索引，当客户投诉时，人工查找非常慢，还有可能查找不到;而且由于没有 和 BOSS 系统的数据对比，不能保证所有的纸质档案都归档。 本系统规范化了纸质业务档案的管理流程，通过扫描识别的方式，将纸质业务 档案电子化，并与用户的受理流水相关联，提供给稽核与查询使用。大部分的投 诉，可以通过电子化的业务档案解决，提高了解决投诉的效率。纸质业务档案的包 装号与电子业务档相关联，通过受理流水就可以查找到纸质单据的包装号，对于部 分需纸质业务档案的投诉，也能大大降低查找难度，很快的找到纸质业务档案，解 决投诉。本系统可以提醒稽核人员还有多少单据未扫描归档，归属于哪个营业厅哪 个营业员，从而可以保证业务档案的完整性。 2 本项目的创新点集中体现在以下几个方面: 1. 完善了业务档案的管理流程，明确了各角色在业务档案管理中的职责。 2. 通过扫描和 OCR 技术，将纸