合同与采购内部管理制度.docxVIP

合同与釆购内部管理制度 TOC \o 1-5 \h \z 第一章总则 2 第二章职责 2 第三章釆购临时组织管理 4 第四章釆购管理的基本原则 5 第五章釆购流程管理 7 第六章合同履行与执行管理 12 第七章供应商管理 15 第八章合同文档管理 17 第九章附则 17 第十章参考文件 17 附件 错误!未定义书签。 第一章总则 1.1目的 为了明确公司各部门在合同与采购活动过程中的职责，加强对采购活动的 管理和监督，保证采购质量、有效控制成本、降低采购风险，并为采购活动提 供操作依据，特制定本程序。 1.2适用范围 除国家法律、法规和公司政策有特殊规定，以及有关借贷、人事招聘、投 融资项目本身和收购、并购项目本身外，本程序适用于公司业务相关的所有采 购及合同管理活动。 第二章职责 2.1总经理部 按照公司《XXX有限公司授权管理暂行规定》，负责批准或授权总经理部授 权范围内的采购事项及合同签订、变更等。对超过总经理部授权的采购项目及 合同签订，审核后应岀具是否同意报送董事会批准的意见。 2. 2投资经营部 2. 2.1负责合同商务谈判策略和商务文件的准备。 2. 2. 2负责合同的商务评标标准的制定及评价工作中商务部分的评审及商务评 标报告的编写。 2. 2.3组织合同商务谈判工作。 2.2.4提出合同推荐申请，并负责其审批手续。 2. 2.5控制所推荐合同的商务风险。 2. 2.6安排合同签订。 2.2.7对公司作为付款方的合同，负贵审核合同支付申请并确定支付条件的满 足性。 2. 2.8负责建立与管理合格供应商库。 2.3归口/使用部门 2. 3. 1根据业务需求提出采购立项申请，跟踪立项审批。 2. 3.2负责提供询价所需的技术规范书，编写招标文件的技术标书。 2. 3.3参加供应商资格评审，负责对供应商技术能力的审查，并出具技术方面 的资格审査评价。 2. 3.4参与釆购/销售合同谈判，负责合同的技术条款（包括工作范围、技术 规范、质量要求、进度计划、验收标准、保修条款等技术内容）的起草 和审核，对合同技术条款负责，控制合同技术方面的风险。 2. 3.5负责采购合同的履行，包括合同履行过程中有关问题的处理、项目进 度管理及验收等，出具书面验收报告，确认支付条件的满足性，并及 时对供应商履约能力做出反馈。 2.4综合管理部 2. 4.1负责车辆、房屋、捐赠、办公设备、办公用品、行政后勤物资、车辆 租赁、办公室装修维修与改造、通讯设备、办公礼品、宣传品、会 议、计算机与网络设备及其安装、调试、信息化建设与维护、文印、 书报信息、资料等事项的归口管理。 2.4.2负责上述采购项目履行过程中有关问题的处理、项目进度管理及验 收。 2.5财务部 2. 5.1负责所有釆购立项、合同推荐、合同变更等的审核，审査成本费用预 算、支付、税务等条款，负责控制合同文本中的成本、支付、税务、 汇率和资金风险。 2.5.2参与供应商资格评审，负责对供应商财务能力及相关财务事项进行评 价。 2.5.3参与合同支付的审核，负责交叉审核支付条件的满足性及支付支持文 件的完整性和有效性，规划和安排资金，及时办理合同支付。 2.6法律 2. 6.1负责与公司常年法律顾问的接口沟通工作。 根据采购项目的需要，参与合同谈判，提供法律方面的专业支持。 2. 6.2审査合同结构和法律条款，负责控制合同活动中的法律风险。参与合 同推荐、合同变更的审核。 2. 6.3参与供应商资格评审，负责对供应商主体资质合法性及相关法律事项 进行评价。 2. 6.4当合同活动涉及重大法律问题，发生索赔或争议事项时，负责组织法 律应对措施工作。 2.7审计 2. 7.1负责对合同与采购活动的过程和内容进行监督和审计，视需要监督供 应商资审、招评标和商务谈判。视需要对采购项目的招评标及合同管 理的重要流程进行不定期的审查和评价。 2. 7.2根据公司管理需要，有权对存在重大风险的釆购活动加强实施监督措 施。 2. 7.3有权对合同活动中严重违法违规、严重损失浪费行为，做出制止决 定。 2.8安全质保 2. 8.1负责牵头组织供应商资格评审，负责对供应商的质保能力进行审查。 2. 8. 2对采购活动和供应商合同履行情况进行质保监查和监督。 2. 8.3参与涉及核安全和质保要求的采购立项的审核、项目评审，负责安全 和质保相关内容的评价。 2. 8.4对于涉及核安全和质保要求的采购，根据项冃需要参与合同谈判，提 供核安全及质保方面的专业支持，参与合同推荐的审核，负责对合同 中质保条款的审查。 第三章采购临时组织管理 3.1釆购小组 1. 1对于立项金额为50, 000元人民币以上的采购项日，实行“技商分立” 的釆购管理模式。归口/使用部门负责办理立项并提供技术规范书的内 容，投资经营部