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陈述主要观点 提供背景资料 列举有关细节 结尾表明友善及乐意提供帮助 说明性信函的基本结构 卓冠祺管理咨询公司 第二十八页，共五十二页。 尊敬的凌先生： 您好！ 现答复贵公司7月4日的来函。我们一直认为金诚公司是一家很可靠的公司，多年来，我们一直为该公司提供货物。事实上，我们所收到的很多订单都大大超过500万美元。因此，我们觉得为该公司提供500万美元的信用几乎没有什么风险。 如果您需要任何细节材料，请再与我方联系。 此致 焦晓康 信用控制部经理 2005年8月7日 卓冠祺管理咨询公司 第二十九页，共五十二页。 在信函中不得不拒绝某人或某事，或者提出批评 告知读者坏消息，让读者阅读、理解并接受该消息，同时保持组织或撰写者已有的良好形象和信誉 否定信，拒绝信，纪律警告或处分信， 不良业绩评估信，解雇信，开除信等 负面性信函 卓冠祺管理咨询公司 第三十页，共五十二页。 缓冲语开头 令人信服的理由 明确而婉转的陈述 有益的、友好的、积极的结尾 缓冲语包括 －谢意、赞扬、同意、理解 负面性信函的基本结构 卓冠祺管理咨询公司 第三十一页，共五十二页。 负面性信函的写作技巧（结构） 对 读者的影响 为坏消息设置背景 引向 坏消息 提及坏消息中积极方面 减少坏消息影响的陈述 提及坏消息并作出解释 结尾段 开头段 中间段 卓冠祺管理咨询公司 第三十二页，共五十二页。 尊敬的田波先生： 您好！ 我对于贵公司在今年5月份即将举办的公司交流研讨会的计划非常感兴趣，同时我相信这一倡议一定会得到各公司的广泛支持和欢迎。 也非常感谢您邀请我作大会演讲。不过十分遗憾的是，今年5月份我将出访欧洲考察，因此届时我不能出席研讨会。 我可否推荐我的同事张阳，他将是另一个理想的发言者。他在人力资源部已任职8年，在此期间，他曾亲自组织了数次颇为成功的活动。我相信，如果时间允许的话，他会很乐意参加此次研讨会，并作大会发言。是否采纳我的建议，请告知。如果可以的话，我将让他与您联系。 预祝研讨会圆满成功！ 张晓怡 2005年8月7日 卓冠祺管理咨询公司 第三十三页，共五十二页。 让读者采取一定的行动，提供读者采取行动所需的足够信息，消除所有阻碍行动的反对意见 努力改变读者的态度，使其从不感兴趣或漠不关心到产生兴趣，最终做你所希望的。 催款信，推荐信，建议书，推销信等 劝说性信函 卓冠祺管理咨询公司 第三十四页，共五十二页。 吸引注意力 激发兴趣 阐明益处 明确行动步骤 友善结尾 劝说性信函的基本结构 卓冠祺管理咨询公司 第三十五页，共五十二页。 友情提醒 尊敬的住户： 贵单元电表今日已抄，请根据您用电的情况于15日内到工商银行缴费存单中备足存款，并于7天后向工商银行索要收费发票。如无发票，可能是由于存款金额不足，不够扣除电费，请抓紧补足存款，以免引起不必要的麻烦。 谢谢合作！ 联系电话： XX市供电公司电费组 2005年8月7日 卓冠祺管理咨询公司 第三十六页，共五十二页。 清晰 完整 准确 省时 树立良好信誉 建立友善关系 商务信函的标准 卓冠祺管理咨询公司 第三十七页，共五十二页。 卓冠祺管理咨询公司 卓冠祺管理咨询公司 卓冠祺管理咨询公司 书面沟通技能 主讲：陈馨贤 第一页，共五十二页。 书面沟通的作用、特点 书面沟通原则 简历写作 商务信函 论文写作 书面沟通技能 卓冠祺管理咨询公司 第二页，共五十二页。 信息易于记录和永久保存 使不在沟通现场的受众能得到真实的信息 信息传递速度快 可以更多关注细节方面的信息 比口头表达采用更为精确的用词 书面沟通的作用 卓冠祺管理咨询公司 第三页，共五十二页。 商务写作