中国神华能源公司工程建设项目档案管理办法.docx

10 中国神华能源股份 工程建设工程档案治理方法 第一章 总 则 第一条 为加强中国神华能源股份〔以下简称“中国神 华能源公司〕” 工程建设工程档案治理工作，确保工程建设工程档案的 完整、准确、系统和安全，充分发挥工程建设工程档案在工程建设、生产〔使用〕治理、工程维护和改建扩建中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《根本建设工程档案资料治理暂行规定》 〔国档发[1988]4 号〕、《重大建设工程档案验收方法》〔档发[2023]2 号〕等有关规定，制定本方法。 其次条 本方法适用于中国神华能源公司及其全资、控股子公司投资建设的全部建、改建、扩建〔含技术改造〕工程档案治理工作。 第三条 工程建设工程档案是指在工程建设工程从酝酿、决策到建成移交投产〔使用〕的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括工程建设工程的提出、调研、可行性争论、工程核准〔备案〕、评估、决策、打算、勘测、设计、施工、质量监视〔检验〕、调试、生产预备、竣工、试生产〔使用〕、移交验收、后评估等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。 其次章 工程建设工程档案的治理 第四条 工程建设工程档案实行集中统一治理，工程建设业务主管部门和档案主管部门负责监视、检查和指导工程建设工程的档案工作。集团公司办公厅档案治理部门负责接收和治理由中国神华能源公司直接治理的工程形成的工程建设工程档案，具体接收方法见《神华集团公司文件资料归档制度》〔神华办字[2023]533 号〕；各分〔子〕公司档案治理部门负责接收本公司范围内由其负责的全部工程建设工程档案；建设工程的工程建设档案，应在建设工程竣工验收后三个月内，向相关的档案治理机构移交，建设单位保存复制件或副本。 第五条 工程建设工程的档案治理工作要与工程建设进程同步， 纳入工程建设治理程序。工程申请立项〔或核准、备案〕时，即应开头进展文件材料的收集、整理、审查工作；工程竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。 第六条 工程建设过程中，要明确各参建单位工程工程档案治理的职责，建设单位〔含工程筹建机构〕、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位、工程监理单位要明确一位负责人分管档案工作，并建立与工程建设工程档案工作任务相适应的治理机构，配备档案治理人员及库房、设备，制定档案治理制度，在各自的职责范围内搞好工程建设工程文件材料的收集、整理、归档、保管工作。 第三章 工程建设工程文件材料的收集 第七条 工程建设工程各类文件应按文件形成的先后挨次或工程完成时间准时收集；引进技术、设备的相关文件应首先由建设单位或承受托付的单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。 第八条 建设单位各机构负责收集、整理工程前期文件以及设备、工艺和涉外文件；建设单位依据工程质量监视部门有关规定和要求，负责收集、整理有关工程质量监视治理的文件。 第九条 勘察、设计单位负责收集、整理勘察、设计文件，并于任务完毕后向建设单位移交完整、准确的设计根底材料和设计文件。第十条 担当工程施工任务的单位，负责工程施工过程中施工文 件的收集、整理，并于竣工结算前，向建设单位移交。工程实行总承包的，由各分包单位负责其分包范围内文件材料的收集、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包工程的文件材料，交建设单位汇总、整理。第十一条 工程监理单位负责收集、整理工程监理文件，工程建 设工程实体完成后向建设单位移交，统一归档。 第十二条 实行工程建设现场指挥机构治理的建设工程，竣工时由现场指挥机构向建设单位移交完整、准确的工程档案。 第十三条 各类文件如有电子文档，各参建单位归档移交时，应同时将电子文档与纸质文件一并移交工程建设工程档案治理部门。 第四章 工程建设工程文件材料的整理 第十四条 归档的文件材料要字迹清楚，图样清楚，图表干净， 签字手续完备；需永久、长期保存的文件不得用易褪色的书写材料 〔如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等〕书写、绘制； 已存在的易褪色材料〔如复写纸、热敏纸等〕形成的并需要永久和长 期保存的文件，应附一份复印件，并相应保存扫描的电子文档。 第十五条 录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不行擦除型光盘。 第十六条 工程建设工程档案的保管期限分为：永久、长期〔15 －50 年〕、短期三种，其实际保管期限不得短于建设工程的实际存在 〔使用〕年限。工程建设工程文件材料归档范围和保管期限表见附件。 第五章 工程建设工程档案验收 第十七条 工程建设工程档案验收是工程竣工验收的重要组成局部，应在工程竣工验收之前完成，未经档案验收或档案验收不合格的工程，不得进展或通过工程的竣工验收。 第十八条 工程建