超市管理-采购自采对账规定.docxVIP

此文件是关于超市管理的制度和流程。 文件信息： 名称：采购自采对账规定 编号： 密级： 文件版本： 版本号： 拟制人： 日期： 审批人： 日期： 目的： 适用范围： 内容： 1、采购自采范围包括商品、资产、耗材等。商品包含生鲜、食品、非食品。 2、自采资金的管理：（1）每笔清：每笔业务，先使用借款单到财务借款（借款单由采购、总经理、财务签字），业务完成后，通过费用报销单进行报销（报销单由采购、总经理、财务签字），剩余资金归还财务，借款单冲抵为零；（2）周转金管理：采购通过借款单，领取一定额度的自采周转金，每笔业务完成后，通过费用报销单进行报销，财务根据报销金额返还给采购，采购一直持有一定额度的周转金，资金不够用时，可提高周转金额度，或临时增加借款，或先由采购垫付，然后到财务报销。 3、资产、耗材自采的报销：（1）资产到店，由收货部和防损部共同验收，在验收单上签字，作为报销单的附件；（2）耗材到店，由收货部和防损部共同验收，在验收单上签字，作为报销单的附件；（3）差旅费；（4）剩余资金。（注：资产，耗材的区分按财务制度执行。报销凭证要按财务要求把资产、耗材、差旅费分开填写。）。 4、商品自采的报销：（1）商品到店，由收货部、商品部、防损部共同收货，在验收单上签字，转资讯部录入系统，打印机打验收单，作为报销单的附件；（2）差旅费；（3）剩余资金。（注：能分清批次的运费、装卸费、差旅费可以计入商品的进价里，一般不计入）。 5、自采商品，数量差异的处理：收货部和商品部按实际的条码和数量收货。收货完成后，收货部填写《自采商品收货数量差异表》转采购（条码，品名，规格，单位，进价，应收数量，实收数量，差异数量，差异金额），并第一时间通知采购查找原因。《自采商品收货数量差异表》不录入系统，仅作为采购核对数量差异用。商品验收单总金额大于采购付款总额的，财务按采购付款总额冲减采购的借款，超出部分按盈余记账。商品验收单总金额小于采购付款总额的，采购要根据《自采商品收货数量差异表》向供应商索取补偿，索回的现金，可以冲减采购的借款，索回的商品，要做验收单，用验收单冲减采购的借款，无法索回的部分，采购写情况说明，总经理签字，按损耗处理。 6、自采商品，残损的处理：残损商品先按正常商品验收，计入实际数量。能退换的残损商品，打退货单退出，注明“收货前残损”；不能退换的，打报损单，注明“收货前残损”，打完报损单。自采的残损商品要单独存放，由采购负责保管残损商品和单据。第二次自采时，要把残损商品带上，换回的商品，要重新做验收进店；退货的，用退款冲抵采货借款。 7、自采商品，自然损耗的处理：散粮，蔬菜等特殊的商品，因包装物、失水等原因，造成的实收重量小于应收重量，且采购跟供应商沟通无法取得补偿的，收货时按实际重量收货，进价按总金额除以实际重量填写，备注“自然损耗”。 8、财务账务的处理：给每个采购设置三级账。 采购借款时，借：其他应收款-XX采购，贷：现金 采购购买资产时，借：固定资产，贷：其他应收款-XX采购 采购购买耗材时，借：管理费用-耗材，贷：其他应收款-XX采购 采购购买商品时，借：库存商品，贷：其他应收款-XX采购 差旅费的报销，借：管理费用-差旅费，贷：其他应收款-XX采购 采购归还现金的，借：现金，贷：其他应收款-XX采购 其他应收款借方余额，表示采购欠财务的， 其他应收款贷方余额，表示财务欠采购的。 使用表单 《自采商品收货数量差异表》