Excel数据处理与分析-第7章.pptx

Excel数据处理与分析第7章 Excel在人力资源数据处理中的应用 目 录CONTENTS01员工数据与处理02薪酬数据与处理03考勤数据与处理04培训数据与处理 7.1 员工数据与处理员工数据管理是人力资源管理部门的重要工作之一，是人力资源管理的基础工作。员工数据管理不仅要记录员工的基本信息，还要对员工信息进行各种统计分析，以便实时、准确、快速地为企业人力资源管理提供决策依据。 7.1.1 员工数据的输入与计算员工基本信息表中保存着员工的基本数据信息，主要包括工号、姓名、性别、部门、职务等信息。例7-1 创建“员工基本信息表”，并输入各员工的基本数据。1.设计数据项字段创建一个新的工作簿，保存并命名为“人力资源管理”。选中工作簿中的“Sheet1”，并命名为“员工基本信息表”，在工作表的第一行输入字段内容（数据项字段），也称为表头。表头包括：工号、姓名、性别、出生日期、年龄、学历、婚姻状况、籍贯、部门、职务、入职日期、工龄、联系电话；从工作表的第二行开始依次输入员工的具体信息。 7.1.1 员工数据的输入与计算2.工号的输入工号是员工基本信息中的必需数据，每个员工的工号是唯一且不能重复的，因此，可以使用Excel提供的“数据验证”功能来控制工号的输入，以避免输入重复的工号。3.学历、部门、职务、婚姻状况等固定数据项的输入使用“数据验证”功能定义单元格序列，这样可以直接从下拉列表中选择所需的数据，而不用手动输入数据，从而有效提高数据输入的效率和准确性。对于一些固定数据项目可以进行“数据验证”的设置，比如学历、部门、职务、婚姻状况等。 7.1.1 员工数据的输入与计算4.计算年龄员工的年龄可以根据出生日期和当前日期来进行自动计算，需要使用DATEDIF函数来计算年龄。在单元格E2中输入公式：=DATEDIF(D2,TODAY(),“y”)。函数说明：（1）TODAY函数可用来返回当前系统的日期，该函数没有参数。（2）DATEDIF函数是一个隐藏函数，在“插入函数”对话框中找不到此函数。其功能是返回两个日期之间间隔的时间。其语法格式如下： DATEDIF (开始日期,结束日期,计算类型) 7.1.1 员工数据的输入与计算5.计算工龄员工的工龄可以根据入职日期进行自动计算。假设规定入职满半年即视为工龄为1年，入职不满半年则不计算工龄，那么可以使用ROUND函数来计算工龄。在单元格L2中输入公式：=ROUND(YEARFRAC(K2,TODAY(),1),0)函数说明：（1）ROUND函数：返回一个数值，该数值是按照指定的位数进行四舍五入运算的结果。其语法格式为：ROUND(Number,Num_digits)，其中Number表示要进行四舍五入的数值，Num_digits表示执行四舍五入时采用的位数。（2）YEARFRAC函数：返回Start_date和End_date之间的天数占全年天数的百分比。其语法格式为：YEARFRAC(Start_date,End_date,[Basis])，其中Start_date表示开始日期，End_date表示终止日期，Basis表示要使用的日计数基准类型。 7.1.1 员工数据的输入与计算6.屏蔽联系电话中的重要信息对于员工的个人重要信息，如联系电话等个人隐私信息往往需要进行屏蔽。假设已在M列录入了员工的联系电话，对每个员工的联系电话进行屏蔽。在单元格N1中输入“联系电话”，然后在单元格N2中输入公式：=REPLACE(M2,4,4,****)，按Enter键后则单元格M2中的联系电话从第4位开始替换，且替换的字符长度为4位，替换后的新值为“****”。 7.1.1 员工数据的输入与计算录入员工的各字段的具体数据后，“员工基本信息表”如图7-1所示。图7-1 员工基本信息表 7.1.2 员工的查询筛选在人力资源管理中，如果只显示符合指定条件的记录，而暂时隐藏不符合指定条件的记录，可以使用数据筛选功能。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种筛选方法。前者可以满足日常需要的绝大多数筛选需求，后者可以根据用户指定的较为特殊或复杂的筛选条件筛选出数据。 7.1.2 员工的查询筛选例7-2 在员工基本信息表中，筛选出部门为“销售部”，学历为“本科”的员工记录。操作步骤如下：1.单击【数据】→【排序和筛选】→【筛选】命令，工作表进入筛选状态。2.单击“部门”字段右侧的下三角按钮，从下拉列表中单击“全选”选项左侧的复选框，取消对钩，此时就取消了所有部门的选项，再单击“销售部”选项左侧的复选框，单击“确定”按钮。3.使用相同的方法，单击“学历”字段右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择“本科”，筛选结果仅显示部门为“销售部”，学历为“本科”的员工记录，可以看到有4条记录满足筛选条件，如图7-2所示。