Excel数据处理与分析-第5章.pptx

Excel数据处理与分析第5章 数据管理与处理 目 录CONTENTS01记录单02数据排序03数据筛选04数据分类汇总05数据合并计算06数据透视表 5.1 记录单数据清单由若干行和列组成，第一行是列标题，其余行是数据行。在执行数据操作的过程中，Excel会自动将数据清单视作数据库，数据清单的列标题相当于数据库中表的字段名，数据清单的一行对应于数据库中表的一个记录。5.1.1添加“记录单”按钮 5.1.2 打开记录单的方法利用记录单，可以浏览、添加、修改、还原以及删除数据清单中的记录。选择数据清单区域，单击快速访问工具栏中的“记录单”按钮，打开【记录单】对话框。 5.2 数据排序排序有助于快速、直观的显示组织和查找所需数据，有助于决策报表的快速制作和更好地理解数据，是数据分析的常用操作。5.2.1 排序的规则数字：按数值大小进行排序，升序时由小到大进行排列。字符：按照字符的ASCII码的大小排列。字符按升序排序是：空格，数字，字母，汉字，逻辑值，错误值。在对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符，一个字符的进行排序比较。若两个文本的第一个字符相同，就比较第二个字符，若第二个也相同，就比较第三个，一旦比较出大小，就不再比较后边的字符。字母按照英文字典中的先后顺序排列。字母在排序时是否区分大小写，可根据需要进行设置。默认排序方式下，英文字母是不区分大写和小写的。汉字有两种排序方式，一是根据汉语拼音的字典顺序进行升序或降序排列；二是按笔划排序，以笔划的多少作为排序的依据。逻辑值：逻辑假（FALSE）排在逻辑真（TRUE）之前。所有错误值的优先级相同。 5.2.2 数字排序 例 ：法人表中按出生日期升序排列。 5.2.3 汉字与字符排序 汉字的排序规则有“字母序”和“笔划序”两种，可根据实际需要进行选择。例 将法人表中数据按法人代表（笔划）进行升序排列。 5.2.4 自定义次序排序按用户事先指定的次序对数据表进行排列，例如企业、学校年底总结，各部门的排名，既不是笔划顺序，也不是字母顺序，需要考虑的因素很多。例 根据需要，“法人表”中数据按“集体企业，私营企业，中外合资企业，国营企业”的顺序排列。 5.2.5 多关键字排序 当排序的字段有多个相同值时，可根据另外一个字段的内容再排序，依次类推，可以设置多个关键字进行排序。例 对“法人表”按“法人性质”升序排序，“法人性质”相同时按“注册资本”降序排列。 5.3 数据筛选在数据清单中，如果只显示满足给定条件的记录，而暂时隐藏不满足条件的记录，可以使用数据筛选功能。Excel提供了自动筛选和高级筛选两种方式。自动筛选适用于简单选择条件下的数据查询；高级筛选，常用来实现比较复杂的多条件筛选。5.3.1 自动筛选自动筛选是一种最快捷的筛选方式，用户只需要进行简单的操作即可筛选出所需要的数据。Excel支持对多个不同列进行筛选，筛选是累加的，后一次筛选，在前一次的筛选结果中进行。例 在“法人表”中浏览“国有企业”基本信息。 续 例 浏览查看“法人表”中注册资本排名前五的企业信息。 5.3.2 条件区域条件可以是一个文本，一个数值，也可以是一个比较式。在Excel中，条件可以出现在单元格或单元格区域中，称为条件区域。条件区域的构造规则是同一列中的条件表示或，同一行中的条件表示与。 5.3.3 高级筛选高级筛选一般用于比较复杂的数据筛选，如多字段多条件筛选。在使用高级筛选功能对数据进行筛选前，需要先创建筛选的条件区域，该条件区域的字段必须是现有工作表中已有的字段。例 “法人表”中筛选出“国有企业”中注册资本大于50000万元的或者“集体企业”中注册资本小于1000万元的的企业基本信息。 5.4 数据分类汇总5.4.1 分类汇总的基本知识 数据的分类与汇总统计，在日常工作中极其普遍，利用Excel的分类汇总功能，简化汇总表的制作过程。分类汇总的结果采用分级显示的方式展示工作表，数据可以折叠或展开工作表。分类汇总提供了灵活多样的数据统计和汇总功能，可以完成以下任务：在数据表中显示一组数据的分类、汇总及总和；在数据表中显示多组数据的分类汇总及总和；在分组数据上完成不同的计算，如求和个数，平均值，最大最小值、总体方差等。分类汇总是将相同类别的数据进行统计汇总，如求和、计数、求平均值以及求最大值、最小值等。 5.4.2 分类汇总的建立进行分类汇总的数据表的各列必须有列标题；必须对要进行分类汇总的数据列排序，排序的列标题，称为分类汇总关键字。隐藏明细按钮显示明细按钮行分级按钮例 在“法人表”中按“法人性质”统计各类企业的个数。 5.4.3 多重分类汇总在同一分类汇总级上，可以进行不止一种汇总计算。若要在同一汇总表中显示两个以上汇总数据时，只需对数据表进行两次不同的汇总计算，第二次分类汇总在第