DB31_T 636.1-2012会议内容与服务规范 第1部分 会议服务机构.pdf

ICS 03. 100A 600831备案号：351312012上海市地電方标准DB31/T 636. 1--2012会议经营与服务规范第1部分：会议服务机构Management service standard of conference industry-Part 1 :Conference organizers2013-01-01实施2012-09-20 发布上海市质量技术监督局发布 DB31/T 636. 1-—2012前言为促进上海会议服务业规范化、专业化发展，推动上海国际商务会议旅游目的地建设，特制定《会议经营与服务规范》系列标准，本部分为第1部分。本部分依据GB/T1.1-2009的规则起草和编制。本部分由上海市旅游局提出。本部分由上海市旅游标准化技术委员会归口。本部分起草单位：上海市旅游局、上海旅游会展推广中心。本部分起草人：道书明、沈山州、程梅红、汪剑明、朱国建、陈平、林章林、杨正。 DB31/T 636. 1--2012会议经营与服务规范第1部分：会议服务机构1范围DB31/T636的本部分规定了会议服务机构的基本要求、会议服务要求、管理要求、服务质量可持续改进和达标评定等方面要求。本部分适用于在上海注册的或在上海设有分支机构的会议服务机构。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T10001.1标志用公共信息图形符号第1部分：通用符号GB/T10001.2标志用公共信息图形符号　第2部分：旅游设施与服务符号DB31/T440.1数据交换规范第1部分：数据元目录DB31/T440.2数据交换规范第2部分：数据交换要求中华人民共和国知识产权法公共场所卫生管理条例实施细则互联网安全保护技术措施规定非金融机构支付服务管理办法3术语和定义3. 1会议在设定的时间和场所举行，50人及以上人员参加，具有明确的议程，由组织者或会议服务机构组织，通过发言、演讲、讨论、演示、商议、表决等多种形式以达到议事协调、交流信息、传播知识、宣传推介、联络沟通、奖励表彰、商务洽谈等目的的活动。3.2国际会议国际与会代表（不包含中国港澳台地区代表)超过与会总代表人数20%以上的会议。3.3会议服务机构接受会议主办方或会议委托方委托，管理会议、负责会议活动的履行，为会议提供部分或全部经营性服务的企业、事业单位、协会等组织。4基本要求4.1取得工商营业执照或法人证书或依法获得其他执业资质，其主营业务或兼营业务包括会议服务。1 DB31/T 636. 1-20124.2遵守国家法律法规和行业规范，遵守商业道德。4.3从业人员应具有良好的服务意识与专业技能，恪守职业道德。5会议服务要求5.1会议方案5.1.1协助会议委托方制定会议方案，方案包括但不限于会议举办的时间、地点和场所、日程安排、工作流程、技术手段和会议预算等。5.1.2会议举办过程中若涉及社交活动和旅游考察活动等主题活动或特殊活动，应根据委托方要求制定相应的活动方案。5.1.3若会议方案发生人数、场所、日期等重大变更，应与委托方确认并至少在会议前1周签订补充协议或重新签订协议5.1.4涉及会议时间和场所的变更应有专人负责变更通知事宜，并确保信息传达有效和及时。5.1.5会议时间和场所变更的，应在确定变更之后的1个工作日内通过网站、邮件、电话和传真等方式发出变更通知。5.2　会议场所5.2.1如委托方没有指定会议场所，应为会议委托方推荐两个或以上的候选场所。5.2.2对会议场所进行考察，填写会场考察表、评估表或书面考察记录，确保会议场所在安全、环境、交流、布置、技术和信息传输等各方面达到会议要求，遵守《公共场所卫生管理条例实施细则》。5.2.3会议场所确定之后应同会议场地方签订场所保留和租赁合同。5.2.4根据会议要求设定会场使用计划，明确会议功能区，功能区包括但不限于会议室、茶歇场地、展示场地、餐饮场地、仓储场地、演讲人和嘉宾休息室、试片室、现场办公室、媒体室。5.3会议网站和宣传推广5.3.1根据委托方要求开通会议网站。独立域名的会议网站应获得所在地的网站备案或域名备案，遵守《互联网安全保护技术措施规定》。200人及以上的国际会议的网站宜提前6个月开通，200人及以上的国内会议的网站宜提前3个月开通。5.3.2周期性会议应开设会议网站，设计会议活动的标识。5.3.3会议网站的数据设置与交换宜符合DB31/T440.1和DB31/T440.2的要求。和方式、收费方式、会议秘书处联系人及联系方式等内容，并根据需求设置会议交通和住宿、演讲嘉宾介绍、签证办理、投稿或论文提交等信息。5.3.5根据会议进展，完成会议网站日常维护和更新。5.3.6根据