基于excel的图书馆文献采访帐目管理.docx

基于excel的图书馆文献采访帐目管理 excel是微软office系列的办公软件之一。它主要用于处理电子表格。它拥有大量的专业计算和统计功能，尤其适用于制作图表和数据分析。图书馆的文献采购工作每个月都需要对文献采购帐务汇总上报,利用Excel来完成帐目管理可以事半功倍。我们希望达到的目的有三个:①日常帐目记录存档;②自动生成帐目的月统计数据汇总;③自动生成每月报帐的分类汇总信息。 为此,我们运用了Excel的以下主要功能:表内及表间的数据引用、多条件求和、数据透视表以及部分常用函数,这些功能在大多数Excel相关书籍中都有介绍,以下将相关操作方法在图书馆文献采访帐目管理中的应用做一简单介绍。 1 材料的填写 “明细帐表”用于记录日常报销的流水帐,设A到F六个字段,表头(A1:F1)为月、日、文献类型、报帐用途、金额和备注。根据自动汇总统计的需要,规定“文献类型”字段按照“中文书、外文书、中文报刊、外文报刊、中文数据库、外文数据库和其他”七大类来填写。对应于前四大类文献,填写“报帐用途”时有相应的规范,如中文书的填写规范为华茂、人天、唐人、儒林、零购和其他,涵盖了所有的采购可能。后三类文献可以根据实际情况填写。备注字段用于记帐时记录必要的说明,不用于汇总统计。 创建好明细帐表,日常文献采购的报帐记录只需按要求顺序填写即可,其余的汇总工作都交给Excel的表格处理功能去自动完成。当